Miesięczne archiwum: Luty 2009

Metodologie i metodyki

Opublikowano Autor:
1

Różnica pomiędzy metodyką a metodologią w zarządzaniu projektami

Metodyka to zbiór zestandaryzowanych zasad dotyczących sposobu zarządzania projektem, prowadzących go do osiągnięcia celu. Metodyka jest bardziej teoretyczna, abstrahuje od merytorycznego kontekstu danego obszaru a skupia się na metodach realizacji zadań. Metodyka koncentruje się na poszukiwaniu  odpowiedzi na pytanie: Jak to należy robić?


Metodologia jest zbiorem zasad, procedur, praktyk i technik. Metodologia jest bardziej praktyczna i skupia się na odpowiedzi na pytanie:

Co należy robić?


Poniżej lista kilka popularnych metodologii i metodyk:


  • PMBoK (Project Management Body of Knowledge)
  • PRINCE2 (Projects In a Controlled Environment)
  • TenStep Project Management Process

  • RUP (Rational Unified Process Methodology)

Lekkie (Agile Project Management)

  • XPM (Extreme Project Management)
  • APF (Adaptive Project Framework)
  • Lean Six Sigma
  • SCRUM

  • XP (eXtreme Programming)
  • LD (Lean Development  Methodology)
  • EPF (Eclipse Process Framework Project)
  • MSF (Microsoft Solution Framework)

Podstawowe pojęcia

Opublikowano Autor:
Odpowiedz

Co to jest projekt?
 Projekt jest zbiorem aktywności charakteryzujący się następującymi cechami:

  • są one ze sobą powiązane,
  • zmierzają do osiągnięcia celu, często poprzez wytworzenie unikalnego  produktu, usługi bądź rezultatu (np. : usprawnienie pracy, nowe  procedury, zmiany organizacyjne),
  • posiadają zaplanowany z góry początek i koniec.

Oczywiście definicji jest wiele. Przykładowo, w popularnej metodyce Prince2 możemy przeczytać, że projekt jest tymczasową organizacją, która została stworzona w celu dostarczenia jednego lub wielu produktów biznesowych zatwierdzonych w Business Case.

Zarządzanie projektem / Project Management
Zarządzać projektem to znaczy planować, delegować, motywować, monitorować i kontrolować wszystkie aspekty realizowanego projektu w celu osiągnięcia celów projektu w spodziewanym czasie, budżecie, jakości, zakresie.

Kim jest kierownik projektu?
Jest to kluczowa osoba w projekcie, która zarządza projektem. Odpowiada za realizację projektu zgodnie
z postawionymi celami, zakresem, czasem i budżetem.

Jak wyznaczać cele projektu?

Opublikowano Autor:
Odpowiedz

Zauważyłem, że w praktyce sporo osób ma problemy z właściwym zdefiniowaniem celów projektu. Rekomenduję wyznaczanie celów metodą SMART (Simple, Measurable, Achievable, Relevant, Timely defined).

Tak więc cel powinien być:

  • Prosty – jego zrozumienie nie powinno stanowić kłopotu, sformułowanie powinno być jednoznaczne i nie pozostawiające miejsca na luźną interpretację;
  • Mierzalny – a więc tak sformułowany, by można było liczbowo wyrazić stopień realizacji celu, lub przynajmniej umożliwić jednoznaczną “sprawdzalność” jego realizacji;
  • Osiągalny – inaczej mówiąc realistyczny; cel zbyt ambitny podkopuje wiarę w jego osiągnięcie i tym samym motywację do jego realizacji;
  • Istotny – cel powinien być ważnym krokiem naprzód, jednocześnie musi stanowić określoną wartość dla tego, kto będzie go realizował;
  • Określony w czasie – cel powinien mieć dokładnie określony horyzont czasowy w jakim zamierzamy go osiągnąć.

Osobiście preferuję aby cele przedstawiać w tabeli, która ma trzy kolumny:

  • Cek(e)
  • Wartości mierzalne do osiągnięcia
  • Określenie czasu

/W tym artykule wykorzystałem definicję SMART z Wikipedi/

Basecamp, Huddle i Goplan

Opublikowano Autor:
Odpowiedz

Basecamp, Huddle i Goplan  są internetowymi rozwiązaniami pozwalającymy, by twój zespół roboczy, klienci, przyjaciele mogli razem pracować nad projektami, wymieniać pliki, planować  i omawiać idee.  Wystarczy dostęp do internetu i przeglądarka internetowa.  Nie jest to jednak narzędzie dla miłośników klasycznych rozwiązań do zarządzania projektami z wykresami Gantta w tle. Jest to raczej propozycja dla miłośników serwisów społecznościowych (Huddle może być zintegrowany z Linkedin), którzy nie podążają za typowymi modelami zarządzania projektami.

Rozwiązania są do siebie podobne pod względem funkcjonalnym, ale w mojej ocenie liderem jest Basecamp. Goplan jest mocno wzorowany na Basecampie.

Rozwiązania oferowane są w kilku planach cenowych, jak również w mocno ograniczonej wersji bezpłatnej.

Więcej informacji znajdziesz na stronach:

http://www.basecamphq.com

http://www.huddle.net

http://goplan.info

Wideokonferencje

Opublikowano Autor:
Odpowiedz

Jak wiadomo komunikacja to kluczowy czynnik decydujący o sukcesie lub porażce projektów.  Tempo biznesu jest coraz większe a nasi współpracownicy, partnerzy są często rozproszeni geograficznie.  Organizowanie tradycyjnych spotkań jest bardzo kłopotliwe i kosztowne.  Często wyjazd na dwu, trzy godzinne spotkanie do innego miasta jest jednodniową wycieczką. Jak temu zaradzić? Jak podnieść efektywność i obniżyć koszty?

Polecam wykorzystać oprogramowanie do wideokonferencji. Wybór jest spory, zarówno jeśli chodzi o darmowe narzędzia jak i rozwiązania komercyjne.

Z rozwiązań bezpłatnych polecam:

  • Skype http://www.skype.com
  • Adobe ConnectNow http://www.adobe.com/acom/connectnow/  (w obecnej wersji do trzech osób)

Z rozwiązań komercyjnych polecam:

  • Microsoft Office Communicator http://office.microsoft.com/en-us/communicator/
  • GoTo Meeting http://www.gotomeeting.com
  • Cisco WebEx http://www.webex.com
  • Netviewer http://www.netviewer.pl

Bardzo ciekawym rozwiązaniem jest Adobe ConnectNow ponieważ nie wymaga instalacji na komputerach uczestników dodatkowego oprogramowania (klienta). Wystarczy posiadać przeglądarkę internetową z zainstalowanym plug-in’em flashowym.

Współczesne komunikatory posiadają wiele przydatnych funkcji w  zdalnej pracy grupowej, jak np: prezentowanie uczestnikom uruchomionej aplikacji (np: Office Power Point z prezentacją), przesyłanie plików, głosowania itp.

Jeśli już wybrałeś oprogramowanie to poniżej znajdziesz kilka wskazówek, jak przygotować i przeprowadzić dobre wideospotkanie:

  1. Na kilka dni przed planowaną datą spotkania wyślij uczestnikom szczegółowe informacje takie jak: data i godzina rozpoczęcia, planowana godzina zakończenia, cel spotkania,  szczegółową agendę.  Poproś o punktualność. Opcjonalnie możesz wysłać dodatkowe informacje techniczne. Zarekomenduj, aby wszyscy używali wyłącznie słuchawek z mikrofonem zamiast głośników komputerowych (efekt pogłosu bardzo przeszkadza).
  2. Poproś uczestników, by godzinę przed spotkaniem sprawdzili, czy mogą się zalogować do serwera wideokonferencji oraz czy mikrofon, słuchawki oraz kamera internetowa funkcjonują prawidłowo. Możesz zasugerować przetestowanie połączenia przed spotkaniem (szczególnie osobom, które pierwszy raz będą się łączyć).
  3. Jako osoba prowadząca zaloguj się do systemu 10 minut wcześniej.
  4. Rozpocznij punktualnie.
  5. Moderuj spotkanie śledząc czas i agendę spotkania.
  6. Na koniec zrób podsumowanie.
  7. Podziękuj za uczestnictwo.
  8. Wyślij notatkę ze spotkania do uczestników.

Jak zapobiec śmierci projektu?

Opublikowano Autor:
Odpowiedz

Liczba projektów, które kończą się niepowodzeniem, jest ogromna i stale rośnie. Według Gary Klaina dzieje się tak, między innymi dlatego, że często na etapie planowania uczestnicy projektu nie mają odwagi zgłosić swoich zastrzeżeń.  Jeśli uda się nam przełamać opór osób nastawionych sceptycznie, to zwiększymy szansę na powodzenie projektu.

Możemy posłużyć się metodą premortem,  która polega na stawianiu diagnozy porażki projektu przez zespół projektowy w jego wczesnej fazie.  Diagnoza premortem stanowi hipotetyczne przeciwieństwo sekcji zwłok (postmortem). Diagnozę przeprowadzamy na początku, a nie na końcu projektu, tak aby można było go zawczasu ulepszyć, zamiast po fakcie dyskutować nad przyczyną jego niepowodzenia. W przeciwieństwie do typowego procesu zarządzania ryzykiem w tej metodzie zakładamy, że “pacjent umarł”. Następnie zespół zastanawia się dlaczego tak się stało. Kierownik projektu prezentuje plan projektu a następnie członkowie zespołu projektowego próbują ustalić dlaczego projekt okazał się porażką. Lider projektu prosi o podanie jednego czynnika niepowodzenia każdego z uczestników spotkania.  Na koniec spisuje się wszystkie pomysły i sesję uznaje  za zakończoną. Rolą project managera jest przeanalizowanie listy po spotkaniu i zastanowienie się nad udoskonaleniem planu projektu.

Opracowano na podstawie artykułu “Jak zapobiec śmierci projektu” HBRR nr. 59 styczeń 2008 (F0709A)