Miesięczne archiwum: Lipiec 2009

Jak usprawnić komunikację mailową?

Opublikowano Autor:

Nie będę się rozwodził jak ważna jest komunikacja w każdym projekcie. Dlatego od razu przejdę do głównej myśli tego postu. Czy zauważyliście jak mało jest publikacji, porad na temat skutecznej komunikacji mailowej. To dziwne, ponieważ mail jest ciągle bardzo popularną metodą komunikacji. Codziennie otrzymujemy dziesiątki wiadomości e-mail, z których coraz większą część stanowi spam lub mało przydatne maile. Oto kilka porad, jak my, kierownicy projektów możemy pomóc sobie i innym poprzez usprawnienie komunikacji mailowej. Dodatkowo dzięki wskazówkom, jakie przygotowałem, maile dotyczące naszego projektu będą wyróżniały się w gąszczu innych wiadomości i łatwiej będzie je odszukać.

1 – Wykorzystaj potęgę tytułu.
Zawsze przykładaj wagę do tytułu maila. Poświęć chwilę i zastanów się nad jednym zdaniem, które będzie podsumowaniem treści maila. Jeśli Twój tytuł będzie efektowny zwiększysz siłę przekazu. Podobnie, jak w redakcjach gazet zastanawiają się na efektownym tytułem, który przyciąga czytelnika do danego artykułu lub też nie.

Również pomocne jest poprzedzenie tytułu słowem kluczowym, hasłem (np.: Prośba, Przypomnienie, lub popularnym skrótem np.; FYI (For Your Information), To Do itp.: Oczywiście jeśli pracujesz w dużej korporacji gdzie język polski miesza się z angielskim masz większe możliwości stosowania popularnych skrótów.

Czasami warto zastanowić się czy nie przekazać całej treść tylko w tytule. Wtedy warto zakończyć go jakimś hasłem, skrótem np.: Koniec, EOM (End Of Message) dając odbiorcy maila jasny komunikat, że to wszystko co masz do zakomunikowania.

np.: Przypomnienie : Spotkanie zespołu projektowego ABC w sali konferencyjnej Zielonej, wtorek, 11.00. Koniec.

Uzasadnienie słuszności lub też nie mieszania słów polskich i angielskich pozostawiam twojej ocenie. Z pewnością opracujesz własny styl. Ważne, by był skuteczny.

I jeszcze. Jeśli dany e-mail jest komentowany wiele razy przez różne osoby to po kilku dniach z tytułu robi się śmietnik ‘Re: Re: Re: Re: Re: abcdefgh’. Zastanów się czy nie lepiej będzie wyczyścić zbędne znaki i wymyślić nowy tytuł.

2 – Pisz krótko i na temat.
Treść maila powinna być krótka (powinna mieścić się na ekranie bez konieczności przewijania) i prosta.

3 – Zakończenie.
Zakończ Twoimi oczekiwaniami wobec odbiorcy. Grzecznie przedstaw czego oczekujesz oraz jak można się z Tobą skontaktować.

Jak zostać liderem projektu

Opublikowano Autor:

Aby osiągnąć sukces jako kierownik projektu, nie tylko musisz być dobrym menedżerem, mającym twarde umiejętności; musisz także być dobrym liderem. Główna różnica między liderem i kierownikiem jest taka, że lider jest odpowiedzialny za ustalanie celów i motywowanie zespołu do ich osiągnięcia. Menedżer jest odpowiedzialny za koordynację prac w celu osiągnięcia wyznaczonych celów. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak stać się liderem i posunąć swoje projekty do przodu, poniżej znajdziesz kilka wskazówek.

  • Ustaw cele – zacznij od ustalenia jasnych celów projektu i terminów ich realizacji. Następnie utwórz jasny plan dla swojego zespołu, tak aby każda osoba w zespole wiedziała, co należy zrobić i na kiedy. (Dodatkowe informacje o ustalaniu celów znajdziesz w artykule Jak wyznaczać cele projektu?)
  • Pracuj z pasją – i zarażaj nią pozostałych by osiągnąć cele projektu. Jeśli Ty będziesz pracował z pasją, Twój zespół również.
  • Koncentruj się na celach – musisz być bardzo skoncentrowany na osiągnięciu założonych celów. Ciężko pracuj nad ich osiąganiem aby zainspirować innych.
  • Określ wartości – musisz określić wartości jakimi kierujesz się jako lider a następnie musisz się ich trzymać. Dobre wartości lidera obejmują min: otwartość, szczerość, zaufanie i uczciwość. Pamiętaj by te wartości były spójne z wartościami jakimi kierujesz się w w życiu prywatnym.
  • Twoje przywództwo – musisz myśleć o swoim stylu przywództwa i okresowo upewniać się, że inni podobnie postrzegają Twój styl. Pamiętaj, że Twój styl przywództwa, podobnie jak wartości muszą być spójne z Twoją osobą oraz wpasowane w zespół, którego jesteś liderem.

    • Ludzie pójdą za Tobą – liderem, jeśli dasz dobry przykład. Członkowie zespołu projektowego muszą obdarzyć Cię zaufaniem i wiarą w projekt. Poniżej kilka wskazówek jak to osiągnąć:

  • Zaangażuj członków zespołu – zacznij od indywidualnego spotkania z każdym członkiem zespołu projektowego i powiedz mu jak ważna jest jego rola w projekcie. Daj mu poczucie dużej wartości, jaką wnosi w projekt i jak ważne jest jego zaangażowanie, poświecenie w osiągnięciu sukcesu projektu.
  • Ustaw osiągalne cele – ustaw każdej osoby 3 cele do osiągnięcia w rozsądnym terminie. Zaangażuj ich w ustalanie tych celów, dzięki temu będą bardziej się z nimi utożsamiać. Następnie monitoruj postępy w ich osiąganiu.
  • Nagradzaj za dobre wyniki – jeśli członkowie Twojego zespołu realizują cele, dobrze pracują, nagradzaj ich za to. Czasami wystarczy ustna pochwała. Pamiętaj, że pochwała musi być konkretna “Marku, dziękuję za to, że wykonałeś XYZ zgodnie z harmonogramem. Bardzo dobra robota. Jestem z ciebie zadowolony. Wielkie dzięki!”. Następnie ustalcie kolejne cele do osiągnięcia na najbliższy okres.
  • Poznaj zespół – poznaj swój zespół na płaszczyźnie osobistej. Dowiedź się co ich najbardziej motywuje, jakie mają problemy, oczekiwania. Te informacje będą Ci bardzo potrzebne, by stać się dobrym liderem.
  • Bądź pomocny: – musisz być dostępny i pomocny dla zespołu. Wspieraj ich, ile możesz.
  • Bądź pozytywnie nastawiony – każdy projekt ma problemy, trudne momenty. Lider zawsze musi dążyć do celu, inspirować i być cały czas pozytywnie nastawiony. Nawet jeśli wewnętrzne czujesz, że sprawy nie wyglądają najlepiej, nie powinieneś tego okazywać.

    • Test czterech darmowych aplikacji do zarządzania projektami

    Opublikowano Autor:

    Redakcja serwisu Webhosting przetestowała cztery darmowe aplikacje do zarządzania projektami: dotProject , Collabtive , OpenGoo , eGroupWare. Opis testu znajdziesz tutaj

    Przydatne adresy:
    -Collabtive – http://collabtive.o-dyn.de/
    -eGroupWare – http://www.egroupware.org/
    -OpenGoo – http://www.opengoo.org/
    -dotProject – http://www.dotproject.net/

    Darmowy, polski kalendarz grupowy od CodeTwo

    Opublikowano Autor:

    CodeTwo NetCalendars umożliwia wielu użytkownikom jednoczesną pracę na wspólnych kalendarzach, znajdujących się na różnych komputerach w sieci lokalnej lub Internecie. Użytkownicy mogą pracować z wieloma kalendarzami w jednym widoku. CodeTwo NetCalendars współdziała także z programem Microsoft Outlook pozwalając na udostępnianie pomiędzy użytkownikami kalendarzy Outlooka bez konieczności posiadania serwera Exchange.
    CodeTwo NetCalendars pozwoli Ci stworzyć elektroniczny odpowiednik kalendarza wieszanego na ścianach biur, przedstawiającego sytuację terminową i obłożenie wybranych pracowników na jednym widoku, umożliwiając ocenę sytuacji już na pierwszy rzut oka.

    Poprzez graficzne przedstawienie terminów wybranych użytkowników na jednym widoku, program umożliwia:
    -planowanie i przydzielanie zadań dla pojedynczych pracowników oraz grup projektowych;
    -rezerwowanie współdzielonych zasobów np. samochodów lub sprzętu przenośnego;
    -szacowanie obciążenia pracowników i zasobów;
    -rozliczanie czasu pracy;
    -synchronizowanie poprzez Internet pracy pomiędzy biurami zlokalizowanymi z dala od siebie;
    -publikowanie i edycję na jednym widoku kalendarzy stworzonych w programie Microsoft Outlook.

    W czasach, kiedy zarządzanie terminami i dokładne ich planowanie jest nieodzownym elementem kierowania firmą lub grupą pracowników, standardowe oprogramowanie nie oferuje nam zbyt wiele. Sam Outlook również nie rozpieszcza użytkownika w tej kwestii. Pozwala na tworzenie terminów głównie w prywatnym kalendarzu a dopiero po zainstalowaniu kosztownego Exchange Server’a, pozwala na tworzenie terminów w kalendarzach innych użytkowników. Żaden z pakietów standardowych Office’a nie oferuje jednak możliwości przeglądania w jednym widoku czy drukowania kalendarzy wielu użytkowników. CodeTwo NetCalendars wypełnia właśnie tę lukę…

    Więcej informacji znajdziesz na stronie producenta

    Żródło: CodeTwo

    e-biurko

    Opublikowano Autor:

    Jedną z moich ulubionych aplikacji jakiej używam w codziennej pracy jest Backpack firmy 37signals. No i proszę pojawił się bezpłatny, polski klon tej aplikacji e-biurko.

    E-biurko to:
    - internetowy notatnik, którego strony (z obrazkami, notatkami, listami…) możesz dzielić ze znajomymi;
    - szybkie zapisywanie, przeszukiwanie i grupowanie notatek;
    - przypominanie przez GG, Jabbera i e-mail;
    - gromadzenie informacji, o których nie chcesz zapomnieć.

    Więcej informacji na stronie znajdziesz na stronie produktu http://e-biurko.pl

    Zoho Project 2.0 "The social way to get things done"

    Opublikowano Autor:
    Odpowiedz

    Pojawiła się wersja przeglądarkowego systemu do zarządzania projektami Zoho Project 2.0. Podobnie jak inne narzędzia do zarządzania projektami ery Web 2.0, mocny nacisk położono na współpracę poprzez sieć. I tak oprócz typowych narzędzi, jakich możemy się spodziewać po systemie do zarządzania projektami takich jak tworzenie harmonogramów, zadań, raportowanie, Zoho dodało nam:
    - Project Stream, który umożliwia śledzenie wszystkiego co się dzieje w projekcie;
    - Wiki do tworzenia strony projektu, dodawania plików, multimediów itp;
    - Chat, aby ułatwić komunikację i przyśpieszyć podejmowanie decyzji.
    Z dodatkowych, interesujących funkcji warto wspomnieć o integracji z kultowym Microsoft Project. Zoho jest bezpłatny do prowadzenia jednego projektu. Jeśli chcemy zarządzać większą ilością projektów musimy wykupić dodatkowy abonament, który zaczyna się od 12 USD za miesiąc.

    Dodatkowe informacje znajdziesz na stronie produktu: http://projects.zoho.com/