Michał Kopczewski pisze o zarządzaniu projektami

Ostatnio przeczytałem ciekawą książkę Michała Kopczewskiego (założyciela firmy Processum) o zarządzaniu projektami. Książka składa się z kilkudziesięciu krótkich esejów (idealne do przeczytania w metrze, tramwaju) poświęconych wybranym obszarom zarządzania projektami.  Autor, przede wszystkim zwraca uwagę na miękkie umiejętności project managera i omawia typowe problemy.  Mocną stroną książki jest również to, że autor opiera się na polskich realiach.  Książkę zdecydowanie ale raczej dla osób, które już posiadają pewne doświadczenie w zarządzaniu projektami i chcą doskonalić swoje umiejętności. Więcej o książce znajdziecie na stronie wydawnictwa One Press.

Na stronie wydawnictwa znajdziecie również ciekawy wywiad z autorem.

Isido.pl rozszerza funkcjonalności – październik 2009

Polski system do zarządzania projektami on-line, Isido.pl, wprowadził w październiku b.r możliwość synchronizacji zadań z Kalendarzem Google, prywatne kopie zapasowe i kanały RSS dla projektów.

Przypisane poszczególnym użytkownikom zadania, mogą być teraz automatycznie eksportowane do Kalendarza Google. Również zmiany zadań dokonane w Isido.pl są automatycznie przenoszone do Kalendarza Google.

Zarejestrowani użytkownicy mogą także pobrać na własny komputer kopie zapasowe zadań, komentarzy, wiadomości i odpowiedzi z jednego lub kilku wybranych projektów. Kopię zapasową można odtworzyć całkowicie lub częściowo, w dowolnej chwili.

Dla każdego z projektów można udostępnić unikalny kanał RSS zawierający bieżące wpisy zadań i wiadomość.

Kodeks Etyczny Kierownika Projektu

Stowarzyszenie Project Management Polska (SPMP) opracowało kodeks etyczny Kierownika Projektu. Polecam zapoznanie się z nim i stosowanie w codziennej praktyce.

Wstęp:
Osoby zajmujące się Zarządzaniem Projektami, realizując cele tego zawodu, wpływają na jakość życia wszystkich ludzi w naszym społeczeństwie. Dlatego, istotne jest, by osoby reprezentujące zawód Project Managera wykonywały swą pracę w sposób etyczny, zapewniający zdobycie i utrzymanie zaufania członków zespołu, kolegów, pracowników, pracodawców, klientów i społeczeństwa.

Artykuł I:
Osoby zajmujące się Zarządzaniem Projektami zobowiązane są postępować zgodnie z najwyższymi osobistymi i zawodowymi normami etycznymi oraz:

1. brać na siebie odpowiedzialność za swe działania;
2. podejmować się przedsięwzięć tylko wtedy, kiedy posiada się kwalifikacje wynikające z wykształcenia lub doświadczenia;
3. podnosić swe umiejętności zawodowe zgodnie z aktualnym stanem wiedzy i mieć świadomość konieczności dokształcania się i ciągłego rozwoju osobistego;
4. podnosić prestiż zawodu poprzez wykonywanie go w sposób godny i przykładny;
5. przestrzegać kodeksu i zachęcać kolegów i współpracowników do postępowania zgodnego z nim;
6. wspierać środowisko zawodowe poprzez swoje aktywne uczestnictwo oraz zachęcać do takiego uczestnictwa kolegów i współpracowników;
7. przestrzegać prawa kraju, w którym wykonywana jest praca.

Artykuł II: Osoby zajmujące się Zarządzaniem Projektami zobowiązane są w swej pracy:

1. sprawować kierownictwo projektu, mając na celu promowanie maksymalnej efektywności, przy jednoczesnym dążeniu do minimalizacji kosztów;
2. stosować najnowocześniejsze narzędzia i techniki w zakresie Zarządzania Projektami, by zapewnić realizację celów zgodnych z założeniami planu Projektu a dotyczących jakości, kosztu i czasu wykonania;
3. traktować sprawiedliwie wszystkich członków zespołu, kolegów i współpracowników wykonujących projekt bez względu na rasę, religię, płeć, preferencje osobiste i kulturowe, wiek lub narodowość;
4. zapewniać członkom zespołu wykonującego projekt odpowiednie warunki pracy;
5. poddawać pracę uczciwej ocenie, bezstronnie wysłuchiwać innych racji oraz w należny sposób uznawać wkład innych osób;
6. wspierać członków zespołu, kolegów i współpracowników wykonujących projekt w ich rozwoju zawodowym.

Artykuł III: W relacjach z pracodawcami i klientami osoby zajmujące się Zarządzaniem Projektami zobowiązane są:

1. działać jako lojalni przedstawiciele swych pracodawców i klientów w zakresie powierzonych im spraw zawodowych i handlowych;
2. zachowywać poufność informacji na temat spraw handlowych lub procesów technicznych pracodawcy lub klienta w trakcie zatrudnienia, a także po ustaniu zatrudnienia, do czasu gdy informacje takie zostają udostępnione;
3. informować swych pracodawców, klientów, organizacje zawodowe lub instytucje publiczne o jakichkolwiek okolicznościach, które mogłyby prowadzić do sprzeczności interesów;
4. wystrzegać się działalności, która mogłaby być uznana lub stwarzać choćby tylko wrażenie korupcji, i otwarcie wyrażać swój sprzeciw wobec takich działań;
5. rzetelnie i realistycznie przedstawiać jakość, koszt i czas projektu.

Artykuł IV: W wypełnianiu swych obowiązków wobec społeczeństwa osoby zajmujące się Zarządzaniem Projektami zobowiązane są:

1. chronić bezpieczeństwo, zdrowie oraz dobro społeczeństwa i otwarcie wypowiadać się przeciwko naruszaniu tych wartości.
2. dążyć do rozpowszechniania wiedzy na temat Zarządzania Projektami oraz by zawód Kierownika Projektu i uzyskiwane osiągnięcia były doceniane.

Zmiany techniczne

Z sukcesem zakończyłem projekt :-) migracji mojego bloga z serwera Az.pl na Home.pl. Az.pl oferuje dużą funkcjonalność kont hostingowych w atrakcyjnej cenie, ale stabilność i szybkość ich serwerów pozostawia wiele do życzenia. Z usług home.pl korzystałem już z przeszłości i byłem zadowolony. Mam nadzieję, że i tym razem tak będzie.

Jak motywować “trudnych” pracowników

Krok 1 – Stwórz pełny obraz

Zgromadź jak najwięcej informacji o trudnym pracowniku. Co pobudza jego zapał? Co blokuje motywację? Czy usunięcie blokady wpłynęło by na zmianę zachowania? Co tłumi jego pasję w pracy? Czy wiesz coś o sytuacji prywatnej? Może jakieś problemy rodzinne? O to wszystko można po prostu zapytać. Dodatkowych informacji dostarczają na co dzień inni członkowie zespołu – należy tylko słuchać.
Kolejnym etapem tego kroku jest analiza kontekstu. Czy negatywne zachowanie pracownika jest efektem bieżących okoliczności, czy powodem jesteśmy my sami? Czy są okoliczności, w których usprawiedliwiłbyś zachowanie pracownika?

Krok 2 – Zmodyfikuj cele
Czasami lepiej jest  obniżyć oczekiwania wobec pracownika zgodnie z jego indywidualnymi możliwościami.

Krok 3 – Opracuj scenariusz spotkania
Z jednodniowym wyprzedzeniem poinformuj pracownika o spotkaniu. Nie musi przynosić notatek, notesu i nie jest to formalna ocena pracy, itp. Celem spotkania jest  omówienie i skorygowanie relacji zawodowych.
- zacznij od krótkiego wprowadzenia w łagodnym tonie
- potwierdzaj wartość pracownika dla firmy, zarówno w przeszłości jak i przyszłości
- deklaruj chęć osiągnięcia korzyści ze spotkania
- przedstaw szczerze swoją wersję istniejącego problemu, uprzedzając stanowczo, że nie godzisz się na kontynuację sytuacji

Pomocne teksty:
- myślę że, przy twojej pomocy możemy znacznie poprawić …
- … i ustalić na nowo lepsze dla nas obu warunki współpracy.

Na koniec przechodzisz do fazy szukania sposobów poprawy sytuacji i proponujesz, by kłopotliwy pracownik przedstawił propozycje np: nowych celów.

Na podstawie artykułu z HBR R0301D – Wydanie specjalne motywacja

PME w energetyce

Nie tak dawno, bo w sierpniu pisałem o reklamie usług firmy Carrywater Consulting w jednym z magazynów. W aktualnym numerze Forbes pojawiła się reklama w stylu artykułu sponsorowanego firmy ICTAS. Podoba mi się sposób, w jaki starają się zainteresować firmy – w tym przypadku z branży energetycznej – do wdrożenia narzędzi PME (Project Management Environment). Oferowane rozwiązania mają pomóc w realizacji dużych projektów w sektorze energetycznym.
Nasza rodzima firma ICTAS oferuje wdrożenia systemów do budowy środowiska zorientowanego projektowo (PME) w oparciu o rozwiązania informatyczne Microsoft (Office Enterprise Project Management, SharePoint, Communications Server OCS, Exchange Server) oraz usługi zarządzania projektami. Z uwagi na zastosowane technologie, budowa takiego środowiska nie należy do najtańszych. Stąd oferta firmy ICTAS skierowana jest właśnie do dużych podmioty i korporacji. Więcej informacji znajdziecie na stronie ictas.pl.
Artykuł podsunął mi pomysł  założenia nowej kategorii “9. Firmy i Ludzie”, gdzie będę starał się przedstawiać polskie firmy świadczące usługi PM i oferujące produkty wspierające zarządzanie projektami oraz tworzenie środowisk ukierunkowanych na zarządzanie projektami.

O utrzymaniu mobilizacji w zespole

Zaangażowanie zespołu, to jeden z kilku czynników decydujący o sukcesie projektu. Jednak zdarza się, że w niektórych projektach energia zespołu wyczerpuje się, spada zapał do pracy. Wpływ na taki stan rzeczy może mieć kilka sytuacji:

  • Projekt trwa wiele miesięcy
  • Projekt jest opóźniony
  • Jest prawdopodobieństwo nieosiągnięcia spodziewanych efektów projektu
  • Członkowie zespołu przestali wierzyć w sukces projektu
  • Klimat w firmie nie sprzyja projektowi, pracownicy są przeciwni realizacji projektu
  • Sponsor projektu, zarząd przestał wspierać projekt
  • Członkowie zespołu projektowego mają problemy z pogodzeniem normalnej pracy, z pracą na rzecz projektu

W jaki sposób poprawić morale zespołu i wiarę w sens wysiłków?

  • Długotrwałe projekty podzielić na etapy i świętować ich osiągnięcie
  • Zmodyfikować role i odpowiedzialności członkom zespołu projektowego
  • Zorganizować wyjazd integracyjny
  • Poprosić o wsparcie zarządu
  • W przypadku złego klimatu w firmie (otoczenie projektu) spowodowanego uruchomieniem projektu warto popracować nad komunikacją i informowaniem pracowników o celach i korzyściach z realizacji projektu
  • Zacząć od indywidualnego spotkania z każdym członkiem zespołu projektowego i powiedz mu jak ważna jest jego rola w projekcie. Dać mu poczucie dużej wartości jaką wnosi w projekt i jak ważne jest jego zaangażowanie, poświecenie w osiągnięciu sukcesu projektu.
  • Zaproponować dodatkowe wynagrodzenie, premie
  • Zakupić nowy sprzęt, wyposażenie biurowe, gadżety
  • Zadbać o udogodnienia związane z czasem pracy
  • Zaproponować dodatkowe szkolenia dla zespołu
  • Chwalić publicznie
  • Chwalić członków zespołu przed ich bezpośrednimi przełożonymi
  • Być dostępnym i pomocnym dla zespołu. Wspierać zespół.

I na koniec pamiętaj, że przede wszystkim Ty sam musisz być pozytywnie nastawiony. Każdy projekt ma problemy, trudne momenty. Lider zawsze ma dążyć do celu, inspirować. Nawet jeśli wewnętrzne czujesz, że sprawy nie wyglądają najlepiej,  nie powinieneś tego okazywać.