Kilka pytań do Łukasza Korola, managing director z firmy DBS Systems

Łukaszu, do czego służy stworzony przez Waszą firmę webowy system ProjectShelf?
System ProjectShelf służy do profesjonalnego zarządzania organizacją oraz projektami, które – z natury – oparte są na współpracy wielu osób i instytucji.
Przyjrzyjmy się bliżej czemu służy system ProjectShelf.
System ProjectShelf gromadzi w jednym miejscu wszystkie informacje o projektach/zadaniach. Zatem służy do łatwego porządkowania tej rozbudowanej siatki informacji.
Za pomocą menedżera zadań możemy łatwo zbudować zespół projektowy i włączyć w jego prace wybranych partnerów. Precyzyjnie określając kompetencje i wyznaczając zadania, z łatwością zaplanujemy i zorganizujemy pracę zespołu. W efekcie, dzięki zautomatyzowanemu systemowi monitoringu, możemy komfortowo przyglądać się postępom w realizacji zadań.
Wyposażony w narzędzia gromadzenia i wymiany dokumentów, system ProjectShelf sprawia, że dokumenty są przechowywane w jednym miejscu i przejrzyście katalogowane. Natomiast ich obieg jest szybki i nie grozi utratą nawet najmniejszego dokumentu.
Integralną częścią systemu ProjectShelf są narzędzia monitoringu finansów organizacji i projektów.
Wielostronna współpraca wiąże się z koniecznością dobrej komunikacji. System PojectShelf służy właśnie jej ułatwieniu – wbudowane forum oraz czat niezawodnie archiwizują całą korespondencję dotyczącą danego zagadnienia.
Należy podkreślić, że system ProjectShelf jest narzędziem, które może funkcjonować w sieci internetowej. Ten walor sprawia, że każda osoba związana z organizacją lub projektem może  mieć natychmiastowy dostęp do kluczowej informacji z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie.
Podsumowując, system ProjectShelf służy do profesjonalnego zarządzania projektami i firmą.

Od kiedy ProjectShelf jest dostępny na rynku?
System ProjectShelf trafił na rynek półtora roku temu, dokładnie – w  kwietniu 2008 roku . Od początku  system był bardzo intensywnie rozwijany. Dotychczas wprowadziliśmy ponad 1000 modyfikacji. Nie zwalniamy tempa, chcemy być najnowocześniejsi na rynku.

Z jakich głównych modułów funkcjonalnych składa się system?
W aktualnej wersji systemu możemy mówić o czterech modułach.
1.    Projekty. Mamy tu dostęp do większości narzędzi służących do zarządzania projektami oraz organizujących prace wokół projektów. Opowiadałem o tym szerzej przy okazji pierwszego pytania.
2.    Kalendarz. Jest to miejsce integrujące informację o wydarzeniach oraz zadaniach. Zautomatyzowany system powiadomień „pilnuje” harmonogramu oraz ułatwia monitoring wykonania zadań.
3.    Osoby i Instytucje. Bliźniacze moduły pełniące role ogólnofirmowych baz kontaktów.
4.    Dokumenty. – Jest to miejsce zarządzania dokumentami (zarówno związanymi z projektami, jak i innymi biorącymi udział w procesach biznesowych naszej organizacji).
Wszystkie moduły systemu ProjectShelf są ze sobą ściśle zintegrowane. Administrator systemu może precyzyjnie określić do jakich modułów i w jakim zakresie ma dostęp każdy z użytkowników.

Dla jakiego typu firm jest przeznaczony?
ProjectShelf to system bardzo elastyczny. Może być wykorzystywany przede wszystkim w firmach usługowych, a także handlowych i produkcyjnych. Doskonale funkcjonuje w firmach, w których pracownicy, całe działy lub filie pracują w rozproszeniu (na różnych piętrach, w innych budynkach czy miastach). System ProjectShelf perfekcyjnie sprawdza się w wybranych działach firmy (np. marketingu czy rozwoju). W wielu przypadkach ProjectShelf profesjonalizuje prace instytucji samorządowych i organizacji pozarządowych.

Co firmy mogą osiągnąć stosując ProjectShelf? Jakie korzyści można osiągnąć, używając waszego systemu?
Lista potencjalnych korzyści jest długa i zależy od sposobu wykorzystania systemu. Przede wszystkim, korzystając z ProjectShelf, możemy liczyć na: poprawę jakości zarządzania, zwiększenie niezawodności wykonywanych zadań, zwiększenie niezawodności i efektywności komunikacji ze współpracownikami i partnerami, skrócenie czasu dostępu do kluczowej informacji, uzyskanie szybkiego dostępu do informacji o finansach projektów. Możemy także liczyć na: zwiększenie komfortu pracy, pobudzenie kreatywności współpracowników oraz poprawę relacji z klientami. Biorąc to wszystko pod uwagę oraz dodając bardzo elastyczne i atrakcyjne warunki wdrożenia systemu (np. możliwość utrzymania systemu na serwerach producenta, co eliminuje koszty obsługi IT po stronie wdrażającego) mamy do czynienia z narzędziem, które przekłada się na bardzo konkretne korzyści finansowe.

Czym wyróżnia się ProjectShelf w stosunku do konkurencyjnych rozwiązań?
Jest  to przede wszystkim maksymalizacja wygody i przyjemności korzystania z systemu. Podczas rozwoju produktu opieramy się na doświadczeniach i odczuciach naszych klientów. Dlatego każdy ProjectShelf może być dokładnie dostosowany do potrzeb klienta (na dowolnym etapie funkcjonowania systemu). Uwagi i prośby klientów są dla nas najważniejsze, zawsze uwzględniamy je w procesie aktualizacji systemu, nierzadko w ostatniej chwili modyfikując harmonogram prac rozwojowych. Możemy także dobudowywać do ProjectShelf nowe moduły, dostosowane do specyficznych potrzeb danego klienta. Jest to możliwe dzięki budowie ProjectShelf na naszej autorskiej platformie – DBS Business Framework.

Ilu klientów używa obecnie ProjectShelf? Jakiego rodzaju są to firmy?
Na dzień dzisiejszy z systemu ProjectShelf korzysta 17 firm i instytucji. Można zapoznać się z nimi na naszej stronie internetowej (www.ProjectShelf.com). Są to firmy i instytucje z bardzo różnych branż, o zróżnicowanym profilu, wielkości i formie prawnej. Jest to niepodważalny dowód na uniwersalność systemu.

Czy możesz zdradzić jakie nowe funkcje zostaną dodane w najbliższym czasie?
Obecnie pracujemy nad rozwojem systemu przede wszystkim w dwóch aspektach: funkcjonalności oraz interfejsu, dla których poszukujemy najlepszych rozwiązań. W najbliższej aktualizacji wprowadzimy kilka modyfikacji ulepszających narzędzia planowania (m.in. system cofania i przywracania zmian na wykresie Gantta). Wkrótce pojawią się zupełnie nowe narzędzia pozwalające na upublicznianie wybranych informacji (np. na potrzeby komunikacji z partnerami i klientami będzie możliwość udostępniania w  Internecie wykresu Gantta projektu). Jednocześnie  prowadzimy prace nad zmianami w interfejsie, które uczynią system jeszcze bardziej wygodnym i przyjemnym w użyciu.

Niektórzy klienci zapewne obawiają się poufności  informacji o swoich projektach przechowywanych na serwerach waszej firmy. Co wtedy odpowiadacie?
Zacznijmy od tego, że ProjectShelf jest dostępny w dwóch wersjach. W wersji pierwszej, on-line, system jest zainstalowany i utrzymywany na naszych serwerach. W wersji drugiej, standardowej, klient może zainstalować ProjectShelf na własnym serwerze (wtedy system dostępny jest w sieci intranet klienta). Zatem firmom i instytucjom stosującym rygorystyczne standardy bezpieczeństwa danych proponujemy zakup systemu w wersji instalowanej w ramach ich własnej infrastruktury informatycznej. Klienci, którzy decydują na zakup ProjectShelf w wersji on-line, nie muszą obawiać się bezpieczeństwa swoich danych, gdyż system instalowany jest w serwerowniach jednej z największych polskich firm zajmujących się profesjonalnym hostingiem dedykowanym. Biorąc dodatkowo pod uwagę bardzo wysokie standardy w zakresie administracji tymi zasobami, mamy do czynienia z rozwiązaniem gwarantującym pełną poufność i bezpieczeństwo informacji gromadzonych w ProjectShelf.

Serdecznie dziękuję za udzielone odpowiedzi!

Wszystkich zainteresowanych systemem ProjectShelf zachęcam do odwiedzenia strony internetowej  http://www.projectshelf.com/.