Archiwa kategorii: 2. Realizacja projektu i monitorowanie

Zastosowanie metodyk zarządzania projektami w tworzeniu aplikacji internetowych

Opublikowano Autor:
Odpowiedz

Na stronie PARPu dostępny jest bezpłatny eBook “Zastosowanie metodyk zarządzania projektami w tworzeniu aplikacji internetowych”.  Publikacja powstała w ramach projektu „Uruchomienie wielofunkcyjnej platformy komunikacji internetowej wspierającej realizację działań 8.1 i 8.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka”, realizowanego przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.

Spis treści

1. Wprowadzenie
2. Definicje
3. Metodyki projektowe
3.1. PRINCE2
3.2. Project Management Body of Knowledge
4. Metodyki wytwórcze
5. Dostosowanie metodyk do małych projektów
6. Podsumowanie
7. Źródła

E-Book dostępny jest do pobrania TUTAJ.

Check-lista „problem w komunikacji”

Opublikowano Autor:
Odpowiedz

Bardzo często słyszymy, że powodem problemów w projekcie bywa słaba komunikacja. Jest to bardzo ogólne stwierdzenie. Przede wszystkim należy dokładnie zdiagnozować problem  a dopiero później znaleźć jego rozwiązanie. Najpierw jednak odpowiedzmy sobie na pytanie czym jest komunikacja w projekcie? Odpowiedzi jak zawsze będzie wiele, ja przyjmę następującą:

Komunikacja to efektywny przekaz informacji i interakcje pomiędzy komunikującymi się stronami.

Komunikacja może przybierać różne formy np: ustną, pisemną, graficzną, werbalną.  Może wykorzystywać różne środki przekazu np.: papier, dokumenty elektroniczne, film video. Może odbywać się w trakcie konwersacji, spotkań, prezentacji, warsztatów, jak również poprzez wymianę danych, informacji, wiedzy i doświadczenia.

Ok, ale co to znaczy “problem w komunikacji”?  Kiedyś stworzyłem sobie następującą listę:

  • Ktoś nie otrzymał informacji;
  • Informacja jest niejednoznaczna. Strony źle się zrozumiały (parafrazowanie -powtórz jak mnie zrozumiałeś);
  • Informacja przyszła w nieodpowiednim czasie (np. zbyt późno);
  • Jakoś i zakres informacji jest niewystarczający;
  • Zbyt dużo informacji (nadmiar);
  • Spodziewana była inna forma komunikacji;
  • Brak adresata (osoby odpowiedzialnej);
  • Świadome lub nieświadome zatrzymywanie informacji (np: w wyniku konfliktu pomiędzy stronami);
  • Brak zdefiniowanego planu komunikacji w projekcie.

“Check-listę”, wykorzystuję od czasu do czasu przy diagnozowaniu problemów wynikających z komunikacji.  Jestem ciekaw, co ty być jeszcze dodał do tej listy? Napisz proszę w komentarzu.

Notatka ze spotkania

Opublikowano Autor:

Wczoraj otrzymałem do wiadomości notatkę z jednego z wielu spotkań, jakie odbywa się codziennie, w każdej firmie. Notatka była napisana w Wordzie, miała trzy strony i przypominała zwyczajny zapis  rozmowy kilku osób. Z takiej notatki nic nie wynika. Stanowczo odradzam taką formę. Sugeruję, aby w przypadku zwykłych – codziennych spotkań, notatka mieściła się na jednej stronie A4 i była podzielona na cztery części. Informacje w niej zawarte powinny być przechowywane w formie tabel.

Czyli:

1. Nagłówek – data spotkania, miejsce, forma, czego dotyczyło (nazwa projektu). Informacja do kogo notatka jest skierowana, kto otrzymał kopię (do wiadomości) i kto jest jej autorem.

2. Agenda spotkania (w punktach i ogólnie).

3. Ustalenia / tematy otwarte – kto jest odpowiedzialny – do kiedy.

4. Dodatkowe informacje np: o dodatkowych załącznikach.

Jak organizować spotkania? (część 1)

Opublikowano Autor:
Odpowiedz

Nieodzownym elementem każdego projektu są spotkania. Zarówno w małych projektach, jak i tych dużych (np: komitety sterujące).   Oto kilka podstawowych wskazówek, jak kierownik projektu powinien planować spotkania,  jak je prowadzić oraz co zrobić po spotkaniu.

Krok 1: Organizuj spotkanie tylko wtedy, kiedy jest niezbędne. Jeśli uczestnicy są z różnych miast, zastanów się nad organizacją spotkania on-line.

Krok 2: Zaproś tylko te osoby, które są potrzebne. Wyślij agendę spotkania. Jeśli to możliwe, napisz jakie decyzje powinny zostać podjęte na spotkaniu lub jakie spodziewane są efekty prowadzonych dyskusji.

Krok 3: Prowadź spotkanie krótko i efektywnie, mając przed sobą agendę.

Krok 4: Podczas spotkania twórz notatki i spisuj wnioski.  Do tego celu polecam opracowany szablon, który będzie jednocześnie notatką ze spotkania. Pamiętaj 1. Co, 2.Kto, 3. Na kiedy.

Krok 4:  Roześlij notatkę ze spotkania do uczestników.

Jak zapobiec śmierci projektu?

Opublikowano Autor:
Odpowiedz

Liczba projektów, które kończą się niepowodzeniem, jest ogromna i stale rośnie. Według Gary Klaina dzieje się tak, między innymi dlatego, że często na etapie planowania uczestnicy projektu nie mają odwagi zgłosić swoich zastrzeżeń.  Jeśli uda się nam przełamać opór osób nastawionych sceptycznie, to zwiększymy szansę na powodzenie projektu.

Możemy posłużyć się metodą premortem,  która polega na stawianiu diagnozy porażki projektu przez zespół projektowy w jego wczesnej fazie.  Diagnoza premortem stanowi hipotetyczne przeciwieństwo sekcji zwłok (postmortem). Diagnozę przeprowadzamy na początku, a nie na końcu projektu, tak aby można było go zawczasu ulepszyć, zamiast po fakcie dyskutować nad przyczyną jego niepowodzenia. W przeciwieństwie do typowego procesu zarządzania ryzykiem w tej metodzie zakładamy, że “pacjent umarł”. Następnie zespół zastanawia się dlaczego tak się stało. Kierownik projektu prezentuje plan projektu a następnie członkowie zespołu projektowego próbują ustalić dlaczego projekt okazał się porażką. Lider projektu prosi o podanie jednego czynnika niepowodzenia każdego z uczestników spotkania.  Na koniec spisuje się wszystkie pomysły i sesję uznaje  za zakończoną. Rolą project managera jest przeanalizowanie listy po spotkaniu i zastanowienie się nad udoskonaleniem planu projektu.

Opracowano na podstawie artykułu “Jak zapobiec śmierci projektu” HBRR nr. 59 styczeń 2008 (F0709A)

Jak zakończyć projekt z sukcesem?

Opublikowano Autor:
1

Międzynarodowa organizacja badawcza The Standish Group w raporcie zatytułowanym Chaos, przedstawiła statystyki związane z realizacją projektów branży IT w Stanach Zjednoczonych, w latach 1994-2006, zakończone sukcesem. Za projekty zakończone sukcesem uznano przedsięwzięcia zrealizowane w pełnym zakresie, w założonym czasie, bez przekroczenia budżetu i z określoną jakością.  Do podstawowych kryteriów zaliczono:

  • Zaangażowanie klienta : 15.9%.
  • Wsparcie kierownictwa : 13.9%.
  • Jasno określone wymagania : 13.0%.
  • Właściwe planowanie : 9.6%.
  • Realistyczne oczekiwania : 8.2%.
  • Mniejsze odstępy pomiędzy kamieniami milowymi : 7.7%.
  • Kompetencje pracowników : 7.2%.
  • Odpowiedzialność : 5.3%.
  • Jasno postawione cele i wymagania : 2.9%.
  • Ciężko pracujący, skupieni pracownicy : 2.4%.
  • Pozostałe : 13,9% .

A jakie jest Twoje zdanie na temat najczęstszych przyczyny problemów w projektach?

Nie zapomnijmy o ludziach

Opublikowano Autor:
Odpowiedz

W audycji podcastowej dotyczącej zarządzania projektami usłyszałem bardzo mądrą uwagę jednej z osób uczestniczących w programie -  “nie zapominajmy o ludziach w projekcie”. Wg autora wypowiedzi wielu Kierowników Projektów za bardzo skupia się na technicznych aspektach projektu takich jak:  zgodność z metodologią, harmonogramem, zakresem, budżetem, raportami a mniej na ludziach, którzy biorą udział w projekcie. Tak więc, zapomnijmy czasami, choć na chwilę o metodologii. Postarajmy się lepiej zrozumieć ludzi i ich problemy. Może wtedy łatwiej będzie nam znaleźć rozwiązanie jakiegoś problemu. Jak wiadomo są one w każdym projekcie…