Nie będę się rozwodził jak ważna jest komunikacja w każdym projekcie. Dlatego od razu przejdę do głównej myśli tego postu. Czy zauważyliście jak mało jest publikacji, porad na temat skutecznej komunikacji mailowej. To dziwne, ponieważ mail jest ciągle bardzo popularną metodą komunikacji. Codziennie otrzymujemy dziesiątki wiadomości e-mail, z których coraz większą część stanowi spam lub mało przydatne maile. Oto kilka porad, jak my, kierownicy projektów możemy pomóc sobie i innym poprzez usprawnienie komunikacji mailowej. Dodatkowo dzięki wskazówkom, jakie przygotowałem, maile dotyczące naszego projektu będą wyróżniały się w gąszczu innych wiadomości i łatwiej będzie je odszukać.
1 – Wykorzystaj potęgę tytułu.
Zawsze przykładaj wagę do tytułu maila. Poświęć chwilę i zastanów się nad jednym zdaniem, które będzie podsumowaniem treści maila. Jeśli Twój tytuł będzie efektowny zwiększysz siłę przekazu. Podobnie, jak w redakcjach gazet zastanawiają się na efektownym tytułem, który przyciąga czytelnika do danego artykułu lub też nie.
Również pomocne jest poprzedzenie tytułu słowem kluczowym, hasłem (np.: Prośba, Przypomnienie, lub popularnym skrótem np.; FYI (For Your Information), To Do itp.: Oczywiście jeśli pracujesz w dużej korporacji gdzie język polski miesza się z angielskim masz większe możliwości stosowania popularnych skrótów.
Czasami warto zastanowić się czy nie przekazać całej treść tylko w tytule. Wtedy warto zakończyć go jakimś hasłem, skrótem np.: Koniec, EOM (End Of Message) dając odbiorcy maila jasny komunikat, że to wszystko co masz do zakomunikowania.
np.: Przypomnienie : Spotkanie zespołu projektowego ABC w sali konferencyjnej Zielonej, wtorek, 11.00. Koniec.
Uzasadnienie słuszności lub też nie mieszania słów polskich i angielskich pozostawiam twojej ocenie. Z pewnością opracujesz własny styl. Ważne, by był skuteczny.
I jeszcze. Jeśli dany e-mail jest komentowany wiele razy przez różne osoby to po kilku dniach z tytułu robi się śmietnik ‘Re: Re: Re: Re: Re: abcdefgh’. Zastanów się czy nie lepiej będzie wyczyścić zbędne znaki i wymyślić nowy tytuł.
2 – Pisz krótko i na temat.
Treść maila powinna być krótka (powinna mieścić się na ekranie bez konieczności przewijania) i prosta.
3 – Zakończenie.
Zakończ Twoimi oczekiwaniami wobec odbiorcy. Grzecznie przedstaw czego oczekujesz oraz jak można się z Tobą skontaktować.
Bardzo często słyszymy, że powodem problemów w projekcie bywa słaba komunikacja. Jest to bardzo ogólne stwierdzenie. Przede wszystkim należy dokładnie zdiagnozować problem a dopiero później znaleźć jego rozwiązanie. Najpierw jednak odpowiedzmy sobie na pytanie czym jest komunikacja w projekcie? Odpowiedzi jak zawsze będzie wiele, ja przyjmę następującą: