Archiwa kategorii: 4. Dokumentacja w projekcie

Struktura podziału pracy – The Work Breakdown Structure (WBS)

Opublikowano Autor:
Odpowiedz

Wiele projektów-  szczególnie na początku – wydaje się być zbyt złożonymi. Zastanawiamy się, jak zacząć. The Work Breakdown Structure (WBS) jest specjalną techniką szkicowania tego, co jest zakresem przedsięwzięcia za pomocą hierarchicznej struktury drzewa. WBS jest szczególnie przydatny do planowania projektu i odpowiada na pytanie CO? projekt dostarcza (produkty lub usługi wspierające) a nie JAK? KIEDY? DLACZEGO? KTO? WBS składa się z dwóch elementów, tj. ze schematu oraz ze słownika. Schemat przypomina graficzną prezentację struktury organizacyjnej firmy a słownik tabelę, w której dodatkowo opisuje się poszczególne elementy prezentowane w schemacie.

Dlaczego warto na początku realizacji projektu stworzyć WBS?

  • pomaga wszystkim zrozumieć zakres projektu,
  • jest podstawą do określenia wszystkich przyszłych działań w projekcie,
  • jest przydatny do estymowania czasu realizacji projektu,
  • jest przydatny do przypisania odpowiedzialności za poszczególne zdekomponowane elementy,
  • jest przydatny do mierzenia postępu podczas realizacji projektu,
  • możemy go wykorzystać jako odniesienie (szablon) do przyszłych projektów.

Przykład WBS

Jak stworzyć WBS?

Krok 1: Aby rozpocząć tworzenie WBS potrzebujemy kartę projektu lub co najmniej informacje o projekcie i jego celach, zakresie itp. Przed przystąpieniem do tworzenia WBS musimy być w stanie odpowiedzieć na następujące pytania:

  • kto jest odbiorcą projektu, będzie korzystał z jego efektów?
  • kto może być zainteresowany projektem, kto jest jego udziałowcem (stakeholders)?
  • jakie są cele projektu, zakres projektu a czego projekt nie obejmuje?
  • jakie są ograniczenia, założenia?

Niektórzy zalecają by przed przystąpieniem do tworzenia WBS przeprowadzić z zespołem projektowym burzę mózgów i za pomocą żółtych karteczek na białej tablicy stworzyć szkielet WBS, który później zostanie stworzony za pomocą dedykowanego oprogramowania.

Jeśli zebraliśmy już podstawowe informacje o projekcie możemy przystąpić do tworzenia WBS. Możemy go stworzyć za pomocą kilku programów:

  • MS Word (funkcje generowania schematów graficznych)
  • MS Excel
  • MS Visio
  • Oprogramowanie do map myśli np:  MindManager

Zaczynamy od nazwy projektu (poziom 1) a następnie definiujemy podstawowe części składowe tj: produkty i usługi/aktywności (poziom 2). Następnie każdy element rozkładamy (dekompozycja) na mniejsze części (poziom 3, 4 …). Kończymy wtedy, gdy elementy z ostatniego poziomu będziemy mogli przypisać w późniejszym okresie konkretnym osobą jako pakiet roboczy. A czas potrzebny na wykonanie danego elementu nie powinien być mniejszy niż jeden dzień roboczy.

Przykład:

  • Poziom I: “Samochód”
  • Poziom II: 1. Karoseria; 2. Koła; 3. Szyby; 4. Wnętrze; 5. Silnik
  • Poziom III: dla Silnika: 5.1 Tłok; 5.2 Wał; 5.3 Cylinder; 5.4 Zawory 5.5. Wałek rozrządu …

Krok 2: Stworzony WBS przekazujemy do oceny zespołu projektowego, osób zainteresowanych projektem, sponsora projektu itp. Na podstawie zebranych uwag aktualizujemy stworzony WBS. Możemy przeprowadzić kilka iteracji tego procesu.

Krok 3: Zatwierdzenie WBS.

Krok 4: Stworzenie słownika do WBS.  Rekomendowane jest, by schemat i słownik znajdowały się w jednym dokumencie.

Krok 5: Umieszczenie WBS w repozytorium projektu.

Należy pamiętać, że każdorazowo, przy zmianie zakresu projektu podczas jego realizacji, należy również zaktualizować WBS.

Notatka ze spotkania

Opublikowano Autor:

Wczoraj otrzymałem do wiadomości notatkę z jednego z wielu spotkań, jakie odbywa się codziennie, w każdej firmie. Notatka była napisana w Wordzie, miała trzy strony i przypominała zwyczajny zapis  rozmowy kilku osób. Z takiej notatki nic nie wynika. Stanowczo odradzam taką formę. Sugeruję, aby w przypadku zwykłych – codziennych spotkań, notatka mieściła się na jednej stronie A4 i była podzielona na cztery części. Informacje w niej zawarte powinny być przechowywane w formie tabel.

Czyli:

1. Nagłówek – data spotkania, miejsce, forma, czego dotyczyło (nazwa projektu). Informacja do kogo notatka jest skierowana, kto otrzymał kopię (do wiadomości) i kto jest jej autorem.

2. Agenda spotkania (w punktach i ogólnie).

3. Ustalenia / tematy otwarte – kto jest odpowiedzialny – do kiedy.

4. Dodatkowe informacje np: o dodatkowych załącznikach.

Karta projektu

Opublikowano Autor:

Jednym z kluczowych dokumentów, tworzonych na początku projektu a dokładniej w fazie inicjacji, jest tzw. karta projektu. Bez karty projektu Twój projekt będzie płynął jak okręt bez sternika. Karta projektu opisuje m.in wizję, cele, zakres, organizację projektu i wstępny plan. Świetnie nadaje się do poinformowania o projekcie w sposób uporządkowany uczestników projektu, odbiorców projektu, czy też osób, które projekt dotyczy.

Jak stworzyć kartę projektu?

Pobierz przykładowy szablon karty projektu

Krok 1 – Opisz misję projektu, kontekst i wizję
-Co się wydarzyło w firmie, że planujemy realizację projektu?
-Opisujemy cele projektu. Cele wyznaczamy metodą SMART(Simple, Measurable, Achievable, Relevant, Timely defined)

  • Prosty – jego zrozumienie nie powinno stanowić kłopotu, sformułowanie powinno być jednoznaczne i nie pozostawiające miejsca na luźną interpretację,
  • Mierzalny – a więc tak sformułowany, by można było liczbowo wyrazić stopień realizacji celu lub przynajmniej umożliwić jednoznaczną “sprawdzalność” jego realizacji,
  • Osiągalny – inaczej mówiąc realistyczny; cel zbyt ambitny podkopuje wiarę w jego osiągnięcie i tym samym motywację do jego realizacji,
  • Istotny – cel powinien być ważnym krokiem naprzód, jednocześnie musi stanowić określoną wartość dla tego, kto będzie go realizował,
  • Określony w czasie – cel powinien mieć dokładnie określony horyzont czasowy w jakim zamierzamy go osiągnąć.

Osobiście preferuję, aby cele przedstawiać w tabeli która ma trzy kolumny:

  • Cek(e).
  • Wartości mierzalne do osiągnięcia.
  • Określenie czasu.

- Opisujemy zakres projektu. Warto tutaj jasno zaznaczyć, co należy do zakresu projektu a jakich obszarów projekt nie obejmuje.

Krok 2 – Opisz organizację projektu.
Napisz kto jest sponsorem projektu, kto jest kierownikiem, wypisz uczestników projektu i ich role, zidentyfikuj odbiorców projektu, klientów, osoby zainteresowane itp.

Krok 3 – Plan osiągnięcia celu.
W tej części napisz, jak planujesz zrealizować projekt, przyjmij najlepszy scenariusz, opisz zależności, kluczowe założenia niezbędne to realizacji projektu, zidentyfikuj kamienie milowe itp.

Krok 4 – Zidentyfikuj ryzyka projektu

Pobierz przykładowy szablon karty projektu