Archiwa kategorii: 5. Oprogramowanie do zarządzania projektami

Darmowy, polski kalendarz grupowy od CodeTwo

Opublikowano Autor:

CodeTwo NetCalendars umożliwia wielu użytkownikom jednoczesną pracę na wspólnych kalendarzach, znajdujących się na różnych komputerach w sieci lokalnej lub Internecie. Użytkownicy mogą pracować z wieloma kalendarzami w jednym widoku. CodeTwo NetCalendars współdziała także z programem Microsoft Outlook pozwalając na udostępnianie pomiędzy użytkownikami kalendarzy Outlooka bez konieczności posiadania serwera Exchange.
CodeTwo NetCalendars pozwoli Ci stworzyć elektroniczny odpowiednik kalendarza wieszanego na ścianach biur, przedstawiającego sytuację terminową i obłożenie wybranych pracowników na jednym widoku, umożliwiając ocenę sytuacji już na pierwszy rzut oka.

Poprzez graficzne przedstawienie terminów wybranych użytkowników na jednym widoku, program umożliwia:
-planowanie i przydzielanie zadań dla pojedynczych pracowników oraz grup projektowych;
-rezerwowanie współdzielonych zasobów np. samochodów lub sprzętu przenośnego;
-szacowanie obciążenia pracowników i zasobów;
-rozliczanie czasu pracy;
-synchronizowanie poprzez Internet pracy pomiędzy biurami zlokalizowanymi z dala od siebie;
-publikowanie i edycję na jednym widoku kalendarzy stworzonych w programie Microsoft Outlook.

W czasach, kiedy zarządzanie terminami i dokładne ich planowanie jest nieodzownym elementem kierowania firmą lub grupą pracowników, standardowe oprogramowanie nie oferuje nam zbyt wiele. Sam Outlook również nie rozpieszcza użytkownika w tej kwestii. Pozwala na tworzenie terminów głównie w prywatnym kalendarzu a dopiero po zainstalowaniu kosztownego Exchange Server’a, pozwala na tworzenie terminów w kalendarzach innych użytkowników. Żaden z pakietów standardowych Office’a nie oferuje jednak możliwości przeglądania w jednym widoku czy drukowania kalendarzy wielu użytkowników. CodeTwo NetCalendars wypełnia właśnie tę lukę…

Więcej informacji znajdziesz na stronie producenta

Żródło: CodeTwo

e-biurko

Opublikowano Autor:

Jedną z moich ulubionych aplikacji jakiej używam w codziennej pracy jest Backpack firmy 37signals. No i proszę pojawił się bezpłatny, polski klon tej aplikacji e-biurko.

E-biurko to:
- internetowy notatnik, którego strony (z obrazkami, notatkami, listami…) możesz dzielić ze znajomymi;
- szybkie zapisywanie, przeszukiwanie i grupowanie notatek;
- przypominanie przez GG, Jabbera i e-mail;
- gromadzenie informacji, o których nie chcesz zapomnieć.

Więcej informacji na stronie znajdziesz na stronie produktu http://e-biurko.pl

Zoho Project 2.0 "The social way to get things done"

Opublikowano Autor:
Odpowiedz

Pojawiła się wersja przeglądarkowego systemu do zarządzania projektami Zoho Project 2.0. Podobnie jak inne narzędzia do zarządzania projektami ery Web 2.0, mocny nacisk położono na współpracę poprzez sieć. I tak oprócz typowych narzędzi, jakich możemy się spodziewać po systemie do zarządzania projektami takich jak tworzenie harmonogramów, zadań, raportowanie, Zoho dodało nam:
- Project Stream, który umożliwia śledzenie wszystkiego co się dzieje w projekcie;
- Wiki do tworzenia strony projektu, dodawania plików, multimediów itp;
- Chat, aby ułatwić komunikację i przyśpieszyć podejmowanie decyzji.
Z dodatkowych, interesujących funkcji warto wspomnieć o integracji z kultowym Microsoft Project. Zoho jest bezpłatny do prowadzenia jednego projektu. Jeśli chcemy zarządzać większą ilością projektów musimy wykupić dodatkowy abonament, który zaczyna się od 12 USD za miesiąc.

Dodatkowe informacje znajdziesz na stronie produktu: http://projects.zoho.com/

Wykorzystaj możliwości Web 2.0

Opublikowano Autor:
1

Z uwagi na rosnącą popularność blogów, mikroblogów, sieci społecznościowych, Wiki i wielu innych narzędzi typu Web 2.0. zadałem sobie pytanie, czy popularność tych narzędzi może być przydatna przy zarządzaniu projektem. Szczególnie w projekcie, gdzie członkowie zespołu pracują w różnych lokalizacjach.

Zacznijmy od podstaw. Co rozumiemy przez określenie Web 2.0? Definicji jest zawsze wiele, ale ja bazując na definicji z Wikipedii proponuję taką:
“Web 2.0″ odnosi się do drugiej generacji internetowego rozwoju i projektowania, który ułatwia komunikację, bezpieczną wymianę informacji, współdziałanie i współpracę w sieci World Wide Web. Koncepcja Web 2.0 doprowadziła do rozwoju i ewolucji internetowych społeczności, usług hostingowych i aplikacji, takich jak sieci społecznościowe (np.: facebook, linkedin, goldenline), współdzielenie multimediów (np.: Youtube, Vimeo), wiki, blogi (np.: WordPress, Blogger), mikroblogi (np.: Twtter, Blip), komunikatory (np.: Skype, GG) itp.

Coraz częściej pracujemy w międzynarodowym środowisku i na co dzień współpraca przez Internet jest normą. Zauważyć można, że ludzie wnoszą do swojej pracy nawyki komunikacyjne z życia prywatnego. Rozwiązania z których korzystają np.: komunikatory internetowe, serwisy społecznościowe, coraz częściej pojawiają się na komputerach w pracy. Umiejętne wykorzystanie tych zjawisk jest na pewno szansą, nad którą warto się zastanowić.

Jak korzyści wnoszą te narzędzia do firm, wirtualnych zespołów?
Dla firm może to być przede wszystkim redukcja kosztów budowy systemów wspierających komunikację, zarządzanie projektami. Większość z tych rozwiązań jest bezpłatna lub za niewielką opłatę. Uzupełniając to o komunikatory internetowe, video rozmowy, ograniczamy koszty rozmów telekomunikacyjnych i podróży służbowych. Dodając jeszcze inne narzędzia do prowadzenia dyskusji, wymiany dokumentów, otrzymamy wartościowy, bezpłatny pakiet narzędzi dla naszej firmy.
Interesujące wydają się szczególnie mikroblogi. Kluczową ich cechą jest to, że komunikaty charakteryzują się krótkim seriami informacji. Są krótsze przez co zawierają więcej konkretów “samo mięso”. Również odbiorca informacji jest bardziej zadowolony, ponieważ otrzymuje krótkie informacje na bieżąco i też na bieżąco odpowiada. Czyż nie łatwiej jest napisać krótki komunikat i odpowiedzieć na niego w dwóch zdaniach? W typowym modelu pracy są duże straty czasu na samą komunikację. Chociażby straty czasu wynikające z opóźnień w tworzeniu dłuższych wiadomości (np: mail z załącznikiem), potrzebny czas na zapoznanie się z treścią przez odbiorców, opóźnienia wynikające z braku odpowiedzi, ponaglanie, przypominania itp. Mikroblogi ten problem minimalizują i w efekcie przyśpieszają realizację projektu, poprawiają przepływ informacji . Szczególnie ciekawym produktem, który warto sprawdzić jest Yammer.
Trendy dostrzegli również niektórzy producenci oprogramowania do zarządzania projektami umożliwiając integrację ich systemów np.: z serwisem do mikroblogowania Twitter. Przykładem tutaj jest chociażby Liquidplanner. Warto zaznaczyć, szczególnie dla osób dla których ważny jest aspekt bezpieczeństwa, że niektóre z tych narzędzi możemy zainstalować na firmowych serwerach.
A jakie korzyści może uzyskać kierownik projektu?
Kierownicy Projektów z pewnością mogą wykorzystać np.: serwisy społecznościowe do budowy wizerunku i sieci relacji. Uzupełniając to np.: o własnego bloga z ciekawymi i wartościowymi informacjami, zwiększają swoją wartość zawodową oraz udoskonalają umiejętności komunikacji w erze Web 2.0. Project Managerowie pracujący jako freelancerzy z pewnością zwiększą szansę na pozyskanie nowych kontaktów biznesowych.
Natomiast prowadząc projekt, kierownik projektu może wykorzystać takie narzędzia jak np.:

- blog lub wiki do publikacji aktualności, wysyłania komunikatów, umożliwiania komentowania, tworzenia dyskusji, publikowania dokumentów  projektowych;
- serwisy do mikroblogowania lub komunikatory internetowe do informowania o tym nad czym pracują, co zrobili, jakie mają problemy;
- videokomunikatory do organizacji spotkań on-line.

Mam nadzieję, że informacje, które przedstawiłem zainspirowały Cię i pomogą wykorzystać potencjał Web 2.0 w Twojej pracy. Nie poruszyłem tutaj kwestii bezpieczeństwa wymiany informacji, spraw związanych z poufnością, ale do tego tematu powrócę w przyszłości.

Tak więc zachęcam do eksperymentowania i podzielenia się  doświadczeniami, pomysłami na ten temat.

Przydatne linki:

http://www.linkedin.com

http://www.facebook.com

http://www.goldenline.pl

http://www.gadu-gadu.pl

http://www.skype.com

http://www.mediawiki.org/wiki/MediaWiki

http://twitter.com

http://www.blogger.com

http://www.wordpress.com

http://www.blip.pl

http://www.liquidplanner.com

http://www.yammer.com

Mikroblogowanie jako narzędzie dla szefa małego projektu

Opublikowano Autor:
Odpowiedz

Zastanawiałem się, jak można wykorzystać system do mikroblogowania typu twitter.com, blip.pl w zarządzaniu małym projektem.  Szczególnie mając na uwadze usprawnienie komunikacji. Oto propozycja:

1. Załóż konto w wybranym serwisie do mikroblogowania. Zapoznaj się z jego możliwościami.

2. Ustal z zespołem, że podstawowym kanałem komunikacji dla danego projektu będzie wybrany system do mikroblogowania.  Poproś członków zespołu projektowego o założenie kont w wybranym serwisie do mikroblogowania.

3. Informuj co się dzieje w projekcie za pomocą wpisów do systemu. W obecnych czasach nikt nie ma czasu czytać wielostronicowych dokumentów, czy długich e-mail’i.  Obawiasz się o poufność informacji? Niektóre z serwisów do mikroblogowania mają możliwość wysyłania komunikatów tylko do określonych osób np: członków twojego zespołu.

4. Poproś członków zespołu projektowego, aby raportowali o wykonanym zadaniu, informowali o ważnych sprawach za pomocą mikrobloga.

6. Delektuj się z usprawnieniem komunikacji i integracją w zespole projektowym.

5. Z projektu na projekt usprawniaj możliwości, jakie dają systemy do mikroblogowania,  np: zacznij wykorzystywać pisanie informacji bezpośrednio z komórki.  Warto jeszcze zaznaczyć, że w Internecie dostępnych jest bardzo dużo narzędzi wykorzystujących API serwisów do mikroblogowania, które rozszerzają ich standardowe możliwości.  Jeśli system do mikroblogowania okazał się zbyt ograniczony w stosunku do potrzeb,  zachęcam do przetestowania narzędzi ze stajni 37signals.

Basecamp, Huddle i Goplan

Opublikowano Autor:
Odpowiedz

Basecamp, Huddle i Goplan  są internetowymi rozwiązaniami pozwalającymy, by twój zespół roboczy, klienci, przyjaciele mogli razem pracować nad projektami, wymieniać pliki, planować  i omawiać idee.  Wystarczy dostęp do internetu i przeglądarka internetowa.  Nie jest to jednak narzędzie dla miłośników klasycznych rozwiązań do zarządzania projektami z wykresami Gantta w tle. Jest to raczej propozycja dla miłośników serwisów społecznościowych (Huddle może być zintegrowany z Linkedin), którzy nie podążają za typowymi modelami zarządzania projektami.

Rozwiązania są do siebie podobne pod względem funkcjonalnym, ale w mojej ocenie liderem jest Basecamp. Goplan jest mocno wzorowany na Basecampie.

Rozwiązania oferowane są w kilku planach cenowych, jak również w mocno ograniczonej wersji bezpłatnej.

Więcej informacji znajdziesz na stronach:

http://www.basecamphq.com

http://www.huddle.net

http://goplan.info

Wideokonferencje

Opublikowano Autor:
Odpowiedz

Jak wiadomo komunikacja to kluczowy czynnik decydujący o sukcesie lub porażce projektów.  Tempo biznesu jest coraz większe a nasi współpracownicy, partnerzy są często rozproszeni geograficznie.  Organizowanie tradycyjnych spotkań jest bardzo kłopotliwe i kosztowne.  Często wyjazd na dwu, trzy godzinne spotkanie do innego miasta jest jednodniową wycieczką. Jak temu zaradzić? Jak podnieść efektywność i obniżyć koszty?

Polecam wykorzystać oprogramowanie do wideokonferencji. Wybór jest spory, zarówno jeśli chodzi o darmowe narzędzia jak i rozwiązania komercyjne.

Z rozwiązań bezpłatnych polecam:

  • Skype http://www.skype.com
  • Adobe ConnectNow http://www.adobe.com/acom/connectnow/  (w obecnej wersji do trzech osób)

Z rozwiązań komercyjnych polecam:

  • Microsoft Office Communicator http://office.microsoft.com/en-us/communicator/
  • GoTo Meeting http://www.gotomeeting.com
  • Cisco WebEx http://www.webex.com
  • Netviewer http://www.netviewer.pl

Bardzo ciekawym rozwiązaniem jest Adobe ConnectNow ponieważ nie wymaga instalacji na komputerach uczestników dodatkowego oprogramowania (klienta). Wystarczy posiadać przeglądarkę internetową z zainstalowanym plug-in’em flashowym.

Współczesne komunikatory posiadają wiele przydatnych funkcji w  zdalnej pracy grupowej, jak np: prezentowanie uczestnikom uruchomionej aplikacji (np: Office Power Point z prezentacją), przesyłanie plików, głosowania itp.

Jeśli już wybrałeś oprogramowanie to poniżej znajdziesz kilka wskazówek, jak przygotować i przeprowadzić dobre wideospotkanie:

  1. Na kilka dni przed planowaną datą spotkania wyślij uczestnikom szczegółowe informacje takie jak: data i godzina rozpoczęcia, planowana godzina zakończenia, cel spotkania,  szczegółową agendę.  Poproś o punktualność. Opcjonalnie możesz wysłać dodatkowe informacje techniczne. Zarekomenduj, aby wszyscy używali wyłącznie słuchawek z mikrofonem zamiast głośników komputerowych (efekt pogłosu bardzo przeszkadza).
  2. Poproś uczestników, by godzinę przed spotkaniem sprawdzili, czy mogą się zalogować do serwera wideokonferencji oraz czy mikrofon, słuchawki oraz kamera internetowa funkcjonują prawidłowo. Możesz zasugerować przetestowanie połączenia przed spotkaniem (szczególnie osobom, które pierwszy raz będą się łączyć).
  3. Jako osoba prowadząca zaloguj się do systemu 10 minut wcześniej.
  4. Rozpocznij punktualnie.
  5. Moderuj spotkanie śledząc czas i agendę spotkania.
  6. Na koniec zrób podsumowanie.
  7. Podziękuj za uczestnictwo.
  8. Wyślij notatkę ze spotkania do uczestników.