Kolejny odcinek videobloga Jakuba Dąbkowskiego “Relacje z zasobami” – dla osób zainteresowanych zarządzaniem projektami przy wytwarzaniu oprogramowania.
Videoblog dostępny jest pod adresem http://www.youtube.com/k00bapl.
Ostatnio prawo Parkinsona dało mi o sobie znać i w związku z tym, postanowiłem napisać na ten temat kilka słów. Prawo Parkinsona mówi nam, że wykonywanie zadań wydłuża się, wypełniając cały czas pracy (źródło: Wikipedia). Aby lepiej wytłumaczyć o co chodzi i jak ważne jest to prawo dla kierowników projektów, posłużę się przykładem. Przy najbliższym spotkaniu z członkiem zespołu projektowego, na którym będziecie omawiać kolejne zadanie do wykonania, zapytaj ile czasu zajmie mu wykonanie tego zadania.Następnie, do tego, co usłyszałeś dodaj kilka dodatkowych dni np. czas został oszacowany na trzy dni. Umówcie się zatem, że do trzech dni dajesz dodatkowe dwa (bufor). Tak więc spodziewasz się wykonania zadania nie później niż za pięć dni. Jak myślisz, kiedy ten pracownik przyjdzie i powie Ci, że z sukcesem zakończył swoje zadanie? Po dwóch dniach, trzech czy po pięciu? W większości przypadków przyjdzie po tylu dniach, ile zostało mu przydzielone, czyli po pięciu. Pracownik, zawsze znajdzie sposób zagospodarowania całego danego mu czasu. W przypadku krótkich zadań np. jedniodniowych dodatkowo pojawia się nawyk zwlekania, odkładania spraw na ostatnia chwilę (syndrom studenta). Znalezienie odpowiedniej ilości czasu na wykonanie zadania jest niezwykle istotne. Z jednej strony, jako kierownik projektu nie możesz dać mniej czasu niż jest potrzebne na wykonanie zadania (uwzględniając czynniki zewnętrzne),
ale z drugiej strony nie możesz być zbyt hojny w dawaniu dodatkowego czasu. Dodawanie “ekstra buforów” nie wnosi nic do projektu. Powoduje jedynie, że Parkinson przypomina o swoim prawie.
Wszystkich zainteresowanych tematyką zarządzania projektami przy tworzeniu oprogramowania, serwisów internetowych zachęcam do odwiedzenia videobloga Jakuba Dąbkowskiego. Jakub od wielu lat zajmuje się emarketingiem, doradztwem i zarządzaniem projektami. Współpracuje z agencjami interaktywnymi, firmami programistycznymi i innymi firmami. Swoje przemyślenia, sytuacje z życia wzięte omawia w formie krótkich filmów dostępnych pod adresem http://www.youtube.com/k00bapl.
Gościnnie zamieszczam dwa odcinki Jakuba:
1. “Stres w projekcie? Jasne czemu nie jemu też należy się 
”
2. “Prowadzimy projekty! Od czego zacząć? ”
Dodatkowe informacje o Jakubie znajdziecie na jego blogu dostępnym pod adresem http://k00ba.pl.
Postanowiłem dorzucić swoje trzy grosze do tematu projektów internetowych mających przynosić zyski. Temat jest modny, media lubią opowieści o młodych dwudziestoletnich twórcach serwisów internetowych, którzy zostają milionerami. Nakręceni sukcesem wybrańców, wiele szuka swojego szczęścia w e-biznesie. Z myślą o tych z was, którzy zaliczają się do tego grona przygotowałem listę trzech najczęściej popełnianych błędów przy tego typu projektach:
1. Cele projektu nie są osadzone w realiach biznesowych.
Co z tego, że stworzysz popularny serwis jeśli go nie zmonetyzujesz. Jeżeli popularnym na polskiej scenie markom nie udaje się monetyzować dużego ruchu i zarejestrowanych użytkowników, to odpowiedź sobie na pytanie: dlaczego tobie ma się udać? Pamiętaj, że jeśli mocno wzrośnie ci ruch to staniesz przed koniecznością zainwestowania w serwer, poniesiesz większe koszty łącza. Twoi użytkownicy cały czas będą żadni nowych funkcji lub świeżego, wartościowego kontentu. Jeśli przystopujesz to stracisz blask i zginiesz w “długim ogonie” (ang. The Long Tail). Nie zakładaj, że ewentualne pieniądze z Google AdWords, reklam display’owych dadzą ci duże pieniądze. Jeśli robisz to dla sławy, stać cię na to, lub wyciągnąłeś pieniądze z 8.1 to oczywiście twoja sprawa.
2. Zakładanie sukcesu na miarę Marka Zuckerberga współtwórcy Facebook’a oraz kopiowanie amerykańskich pomysłów.
Amerykanie mają inne przyzwyczajenia, kulturę, nawyki. To, co tam się sprawdza nie koniecznie musi u nas. Nie jesteśmy w Ameryce, gdzie inwestorzy wykładają miliony opierając się na spodziewanych potencjalnych zyskach w przyszłości. Przedstawiciele polskich firm vc często nadmieniają, że wielu właścicieli naszych startupów jest oderwanych od rzeczywistości. Jeśli budujesz serwis z myślą o odsprzedaży większemu graczowi, miej na uwadze, że czasami tylko odzyskasz poniesione koszty, złotówkę za zarejestrowanego użytkownika i parę złotych na kawę w Starbucks’ie. Wielu się nie udało pomimo tego, że zaczynali w blasku fleszy.
3. Tworzenie serwisów dla których nie ma jeszcze “rynku”.
Jeśli twój ma taki być to zastanów się dwa razy zanim zaczniesz go tworzyć. Ryzyko biznesowe takiego projektu jest wysokie. No chyba, że potrafisz stworzyć nowy rynek, konsumentów i jako pierwszy zaoferować nowe produkty.
Czy nadal chcesz robić biznes 2.0? Może raczej zastanów się nad czymś “tradycyjnym”. Porównaj np: przychody średniej wielkości spółki akcyjnej “tradycyjnej” ze spółką internetową. Co zauważasz?
Gdyby jednak nikt nie podjął ryzyka, wszyscy słuchali analityków i patrzyli na liczby, czyli zgadzali się z tym, co napisałem wyżej - nie mielibyśmy tylu serwisów mających szerokie rzesze użytkowników, przynąszących zadowalające zyski twórcom, właścicielom. A tam, może jednak tobie się uda
Na interaktywnie.com pojawił się ciekawy artykuł poświęcony umiejętnościom i predyspozycjom jakimi powinien charakteryzować się kierownik projektów internetowych realizowanych przez agencje interaktywne.
“Project manager – osoba, bez której wiele firm, szczególnie tych działających na polu B2B, nie mogłoby sprawnie funkcjonować. Stanowisko to wymaga olbrzymiego zaangażowania oraz świetnie rozwiniętych umiejętności komunikacji. Nagrodą jest możliwość rozwijania swojej kreatywności oraz niezłe zarobki.”
Cały artykuł znajdziesz tutaj.
Krok 1 – Stwórz pełny obraz
Krok 2 – Zmodyfikuj cele
Czasami lepiej jest obniżyć oczekiwania wobec pracownika zgodnie z jego indywidualnymi możliwościami.
Krok 3 – Opracuj scenariusz spotkania
Z jednodniowym wyprzedzeniem poinformuj pracownika o spotkaniu. Nie musi przynosić notatek, notesu i nie jest to formalna ocena pracy, itp. Celem spotkania jest omówienie i skorygowanie relacji zawodowych.
- zacznij od krótkiego wprowadzenia w łagodnym tonie
- potwierdzaj wartość pracownika dla firmy, zarówno w przeszłości jak i przyszłości
- deklaruj chęć osiągnięcia korzyści ze spotkania
- przedstaw szczerze swoją wersję istniejącego problemu, uprzedzając stanowczo, że nie godzisz się na kontynuację sytuacji
Pomocne teksty:
- myślę że, przy twojej pomocy możemy znacznie poprawić …
- … i ustalić na nowo lepsze dla nas obu warunki współpracy.
Na koniec przechodzisz do fazy szukania sposobów poprawy sytuacji i proponujesz, by kłopotliwy pracownik przedstawił propozycje np: nowych celów.
Na podstawie artykułu z HBR R0301D – Wydanie specjalne motywacja
Zaangażowanie zespołu, to jeden z kilku czynników decydujący o sukcesie projektu. Jednak zdarza się, że w niektórych projektach energia zespołu wyczerpuje się, spada zapał do pracy. Wpływ na taki stan rzeczy może mieć kilka sytuacji:
W jaki sposób poprawić morale zespołu i wiarę w sens wysiłków?
I na koniec pamiętaj, że przede wszystkim Ty sam musisz być pozytywnie nastawiony. Każdy projekt ma problemy, trudne momenty. Lider zawsze ma dążyć do celu, inspirować. Nawet jeśli wewnętrzne czujesz, że sprawy nie wyglądają najlepiej, nie powinieneś tego okazywać.
Aby osiągnąć sukces jako kierownik projektu, nie tylko musisz być dobrym menedżerem, mającym twarde umiejętności; musisz także być dobrym liderem. Główna różnica między liderem i kierownikiem jest taka, że lider jest odpowiedzialny za ustalanie celów i motywowanie zespołu do ich osiągnięcia. Menedżer jest odpowiedzialny za koordynację prac w celu osiągnięcia wyznaczonych celów. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak stać się liderem i posunąć swoje projekty do przodu, poniżej znajdziesz kilka wskazówek.
Ludzie pójdą za Tobą – liderem, jeśli dasz dobry przykład. Członkowie zespołu projektowego muszą obdarzyć Cię zaufaniem i wiarą w projekt. Poniżej kilka wskazówek jak to osiągnąć:
W audycji podcastowej dotyczącej zarządzania projektami usłyszałem bardzo mądrą uwagę jednej z osób uczestniczących w programie - “nie zapominajmy o ludziach w projekcie”. Wg autora wypowiedzi wielu Kierowników Projektów za bardzo skupia się na technicznych aspektach projektu takich jak: zgodność z metodologią, harmonogramem, zakresem, budżetem, raportami a mniej na ludziach, którzy biorą udział w projekcie. Tak więc, zapomnijmy czasami, choć na chwilę o metodologii. Postarajmy się lepiej zrozumieć ludzi i ich problemy. Może wtedy łatwiej będzie nam znaleźć rozwiązanie jakiegoś problemu. Jak wiadomo są one w każdym projekcie…
