Bardzo często słyszymy, że powodem problemów w projekcie bywa słaba komunikacja. Jest to bardzo ogólne stwierdzenie. Przede wszystkim należy dokładnie zdiagnozować problem  a dopiero później znaleźć jego rozwiązanie. Najpierw jednak odpowiedzmy sobie na pytanie czym jest komunikacja w projekcie? Odpowiedzi jak zawsze będzie wiele, ja przyjmę następującą:

Komunikacja to efektywny przekaz informacji i interakcje pomiędzy komunikującymi się stronami.

Komunikacja może przybierać różne formy np: ustną, pisemną, graficzną, werbalną.  Może wykorzystywać różne środki przekazu np.: papier, dokumenty elektroniczne, film video. Może odbywać się w trakcie konwersacji, spotkań, prezentacji, warsztatów, jak również poprzez wymianę danych, informacji, wiedzy i doświadczenia.

Ok, ale co to znaczy “problem w komunikacji”?  Kiedyś stworzyłem sobie następującą listę:

• Ktoś nie otrzymał informacji;
• Informacja jest niejednoznaczna. Strony źle się zrozumiały (parafrazowanie -powtórz jak mnie zrozumiałeś);
• Informacja przyszła w nieodpowiednim czasie (np. zbyt późno);
• Jakoś i zakres informacji jest niewystarczający;
• Zbyt dużo informacji (nadmiar);
• Spodziewana była inna forma komunikacji;
• Brak adresata (osoby odpowiedzialnej);
• Świadome lub nieświadome zatrzymywanie informacji (np: w wyniku konfliktu pomiędzy stronami);
• Brak zdefiniowanego planu komunikacji w projekcie.

“Check-listę”, wykorzystuję od czasu do czasu przy diagnozowaniu problemów wynikających z komunikacji.  Jestem ciekaw, co ty być jeszcze dodał do tej listy? Napisz proszę w komentarzu.