Jeśli jesteś przekonany do wdrożenia metodologii zarządzania projektami w twojej firmie ale zastanawiasz się jak to zrobić to poniżej znajdziesz kilka wskazówek i ogólny schemat działania.

Krok 1. Należy odpowiedzieć na pytanie po co właściwie chcemy wdrażać metodologię zarządzania projektami a następnie opracować cele. Często chcemy zmniejszyć ilości projektów kończących się niepowodzeniem, zestandaryzować sposób ich realizacji, poprawić komunikację czy też zwiększyć jakość zarządzania firmą. Pamiętajmy, że wybór metodologii jest również projektem.

Krok 2. Opracowanie wymagań i oczekiwań wobec metodologii.

Krok 3. Identyfikacja istniejących w firmie procedur, standardów, szablonów i narzędzi używanych do zarządzania projektami. Być może, okaże się, że istnieje w firmie (może tylko w jednym dziale) metoda zarządzania projektami, którą może lepiej rozwijać niż zastępować nową.

Krok 4. Zapoznanie się z istniejącymi metodykami/metodologiami zarządzania projektami.

Krok 5. Podjęcie decyzji czy tworzymy, rozwijamy własną metodologię czy adoptujemy istniejący standard dostępny na rynku.

Krok 6. Wdrożenie.
- stworzenie szczegółowego planu wdrożenia
- dopasowanie wybranej metodologii lub opracowanie własnej
- opublikowanie metodologii, prezentacja dla pracowników
- stworzenie planu szkoleń i opracowanie materiałów szkoleniowych
- organizacja szkoleń
- pilotażowe przeprowadzenie wybranego projektu nową metodologią
- ustalenie terminu od którego wszystkie projekty mają być realizowane przy użyciu nowej metodologii

Krok 7. Stworzenia środowiska sprzyjającego ciągłemu doskonaleniu wykorzystywanej metodologii, zapewnienie jej rozwoju i lepszego dopasowania do organizacji (firma się zmienia, biznes się zmienia).

I na koniec ostatnia wskazówka. Koniecznie zadbaj o mocne poparcie zarządu.

Raporty wykonywane przez niezależne organizacje takie jak The Standish Group pokazują, że większość z realizowanych projektów kończy się niepowodzeniem (raport).  Typowe jest przekraczanie zakładanego harmonogramu, realizacja mniejszego zakresu, czy też przekraczanie budżet.  Bardzo często efekty projektu zawodzą pracowników jak i  managerów. To wszystko przekłada się na dodatkowe koszty, których można było by uniknąć postępując zgodnie z najlepszymi praktykami zawartymi w metodyce lub metodolgii zarządzania projektami.

Wprowadzenie metodologii  standaryzuje sposób realizacji projektów w firmie. Pojawia się wspólne słownictwo, narzędzia, szablony i instrukcje. Projekty realizowane są według powtarzalnego wzorca.  Pozwalają na wyciąganie wniosków z błędów – organizacja cały czas się uczy i doskonali. Metodologia wymusza stosowanie technik, które przekładają się na lepszą komunikację. Ilość nieporozumień spada, projekty częściej kończą się sukcesem dzięki czemu firma oszczędza zasoby i koszty.

Po wprowadzeniu metodologii jakość zarządzania firmą wzrasta. Firma jest w stanie lepiej i szybciej reagować na zmieniające się otoczenie biznesowe.

Oczywiście wprowadzanie kultury zarządzania projektami, w oparciu o metodologię nie jest łatwe. Wymaga dobrego planu, wytrwałości w dochodzeniu do celu oraz inwestycji.  Początki są bardzo trudne, ale przy wsparciu zarządu i konsekwencji w działaniu to się opłaca!

W kolejnym artykule opiszę, jak może przebiegać proces wdrożenia metodologii zarządzania projektami w dowolnej organizacji.

Przy okazji zachęcam również do udziału w sondzie “Jaką metodologię lub wytyczne stosujesz w prowadzonych projektach?”, którą znajdziesz po prawej stronie pod reklamą.