Archiwa tagu: miękkie umiejętności

Michał Kopczewski pisze o zarządzaniu projektami

Opublikowano Autor:
Odpowiedz

Ostatnio przeczytałem ciekawą książkę Michała Kopczewskiego (założyciela firmy Processum) o zarządzaniu projektami. Książka składa się z kilkudziesięciu krótkich esejów (idealne do przeczytania w metrze, tramwaju) poświęconych wybranym obszarom zarządzania projektami.  Autor, przede wszystkim zwraca uwagę na miękkie umiejętności project managera i omawia typowe problemy.  Mocną stroną książki jest również to, że autor opiera się na polskich realiach.  Książkę zdecydowanie ale raczej dla osób, które już posiadają pewne doświadczenie w zarządzaniu projektami i chcą doskonalić swoje umiejętności. Więcej o książce znajdziecie na stronie wydawnictwa One Press.

Na stronie wydawnictwa znajdziecie również ciekawy wywiad z autorem.

Jak motywować “trudnych” pracowników

Opublikowano Autor:

Krok 1 – Stwórz pełny obraz

Zgromadź jak najwięcej informacji o trudnym pracowniku. Co pobudza jego zapał? Co blokuje motywację? Czy usunięcie blokady wpłynęło by na zmianę zachowania? Co tłumi jego pasję w pracy? Czy wiesz coś o sytuacji prywatnej? Może jakieś problemy rodzinne? O to wszystko można po prostu zapytać. Dodatkowych informacji dostarczają na co dzień inni członkowie zespołu – należy tylko słuchać.
Kolejnym etapem tego kroku jest analiza kontekstu. Czy negatywne zachowanie pracownika jest efektem bieżących okoliczności, czy powodem jesteśmy my sami? Czy są okoliczności, w których usprawiedliwiłbyś zachowanie pracownika?

Krok 2 – Zmodyfikuj cele
Czasami lepiej jest  obniżyć oczekiwania wobec pracownika zgodnie z jego indywidualnymi możliwościami.

Krok 3 – Opracuj scenariusz spotkania
Z jednodniowym wyprzedzeniem poinformuj pracownika o spotkaniu. Nie musi przynosić notatek, notesu i nie jest to formalna ocena pracy, itp. Celem spotkania jest  omówienie i skorygowanie relacji zawodowych.
- zacznij od krótkiego wprowadzenia w łagodnym tonie
- potwierdzaj wartość pracownika dla firmy, zarówno w przeszłości jak i przyszłości
- deklaruj chęć osiągnięcia korzyści ze spotkania
- przedstaw szczerze swoją wersję istniejącego problemu, uprzedzając stanowczo, że nie godzisz się na kontynuację sytuacji

Pomocne teksty:
- myślę że, przy twojej pomocy możemy znacznie poprawić …
- … i ustalić na nowo lepsze dla nas obu warunki współpracy.

Na koniec przechodzisz do fazy szukania sposobów poprawy sytuacji i proponujesz, by kłopotliwy pracownik przedstawił propozycje np: nowych celów.

Na podstawie artykułu z HBR R0301D – Wydanie specjalne motywacja

O utrzymaniu mobilizacji w zespole

Opublikowano Autor:

Zaangażowanie zespołu, to jeden z kilku czynników decydujący o sukcesie projektu. Jednak zdarza się, że w niektórych projektach energia zespołu wyczerpuje się, spada zapał do pracy. Wpływ na taki stan rzeczy może mieć kilka sytuacji:

  • Projekt trwa wiele miesięcy
  • Projekt jest opóźniony
  • Jest prawdopodobieństwo nieosiągnięcia spodziewanych efektów projektu
  • Członkowie zespołu przestali wierzyć w sukces projektu
  • Klimat w firmie nie sprzyja projektowi, pracownicy są przeciwni realizacji projektu
  • Sponsor projektu, zarząd przestał wspierać projekt
  • Członkowie zespołu projektowego mają problemy z pogodzeniem normalnej pracy, z pracą na rzecz projektu

W jaki sposób poprawić morale zespołu i wiarę w sens wysiłków?

  • Długotrwałe projekty podzielić na etapy i świętować ich osiągnięcie
  • Zmodyfikować role i odpowiedzialności członkom zespołu projektowego
  • Zorganizować wyjazd integracyjny
  • Poprosić o wsparcie zarządu
  • W przypadku złego klimatu w firmie (otoczenie projektu) spowodowanego uruchomieniem projektu warto popracować nad komunikacją i informowaniem pracowników o celach i korzyściach z realizacji projektu
  • Zacząć od indywidualnego spotkania z każdym członkiem zespołu projektowego i powiedz mu jak ważna jest jego rola w projekcie. Dać mu poczucie dużej wartości jaką wnosi w projekt i jak ważne jest jego zaangażowanie, poświecenie w osiągnięciu sukcesu projektu.
  • Zaproponować dodatkowe wynagrodzenie, premie
  • Zakupić nowy sprzęt, wyposażenie biurowe, gadżety
  • Zadbać o udogodnienia związane z czasem pracy
  • Zaproponować dodatkowe szkolenia dla zespołu
  • Chwalić publicznie
  • Chwalić członków zespołu przed ich bezpośrednimi przełożonymi
  • Być dostępnym i pomocnym dla zespołu. Wspierać zespół.

I na koniec pamiętaj, że przede wszystkim Ty sam musisz być pozytywnie nastawiony. Każdy projekt ma problemy, trudne momenty. Lider zawsze ma dążyć do celu, inspirować. Nawet jeśli wewnętrzne czujesz, że sprawy nie wyglądają najlepiej,  nie powinieneś tego okazywać.

Jak zostać liderem projektu

Opublikowano Autor:

Aby osiągnąć sukces jako kierownik projektu, nie tylko musisz być dobrym menedżerem, mającym twarde umiejętności; musisz także być dobrym liderem. Główna różnica między liderem i kierownikiem jest taka, że lider jest odpowiedzialny za ustalanie celów i motywowanie zespołu do ich osiągnięcia. Menedżer jest odpowiedzialny za koordynację prac w celu osiągnięcia wyznaczonych celów. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak stać się liderem i posunąć swoje projekty do przodu, poniżej znajdziesz kilka wskazówek.

  • Ustaw cele – zacznij od ustalenia jasnych celów projektu i terminów ich realizacji. Następnie utwórz jasny plan dla swojego zespołu, tak aby każda osoba w zespole wiedziała, co należy zrobić i na kiedy. (Dodatkowe informacje o ustalaniu celów znajdziesz w artykule Jak wyznaczać cele projektu?)
  • Pracuj z pasją – i zarażaj nią pozostałych by osiągnąć cele projektu. Jeśli Ty będziesz pracował z pasją, Twój zespół również.
  • Koncentruj się na celach – musisz być bardzo skoncentrowany na osiągnięciu założonych celów. Ciężko pracuj nad ich osiąganiem aby zainspirować innych.
  • Określ wartości – musisz określić wartości jakimi kierujesz się jako lider a następnie musisz się ich trzymać. Dobre wartości lidera obejmują min: otwartość, szczerość, zaufanie i uczciwość. Pamiętaj by te wartości były spójne z wartościami jakimi kierujesz się w w życiu prywatnym.
  • Twoje przywództwo – musisz myśleć o swoim stylu przywództwa i okresowo upewniać się, że inni podobnie postrzegają Twój styl. Pamiętaj, że Twój styl przywództwa, podobnie jak wartości muszą być spójne z Twoją osobą oraz wpasowane w zespół, którego jesteś liderem.

    • Ludzie pójdą za Tobą – liderem, jeśli dasz dobry przykład. Członkowie zespołu projektowego muszą obdarzyć Cię zaufaniem i wiarą w projekt. Poniżej kilka wskazówek jak to osiągnąć:

  • Zaangażuj członków zespołu – zacznij od indywidualnego spotkania z każdym członkiem zespołu projektowego i powiedz mu jak ważna jest jego rola w projekcie. Daj mu poczucie dużej wartości, jaką wnosi w projekt i jak ważne jest jego zaangażowanie, poświecenie w osiągnięciu sukcesu projektu.
  • Ustaw osiągalne cele – ustaw każdej osoby 3 cele do osiągnięcia w rozsądnym terminie. Zaangażuj ich w ustalanie tych celów, dzięki temu będą bardziej się z nimi utożsamiać. Następnie monitoruj postępy w ich osiąganiu.
  • Nagradzaj za dobre wyniki – jeśli członkowie Twojego zespołu realizują cele, dobrze pracują, nagradzaj ich za to. Czasami wystarczy ustna pochwała. Pamiętaj, że pochwała musi być konkretna “Marku, dziękuję za to, że wykonałeś XYZ zgodnie z harmonogramem. Bardzo dobra robota. Jestem z ciebie zadowolony. Wielkie dzięki!”. Następnie ustalcie kolejne cele do osiągnięcia na najbliższy okres.
  • Poznaj zespół – poznaj swój zespół na płaszczyźnie osobistej. Dowiedź się co ich najbardziej motywuje, jakie mają problemy, oczekiwania. Te informacje będą Ci bardzo potrzebne, by stać się dobrym liderem.
  • Bądź pomocny: – musisz być dostępny i pomocny dla zespołu. Wspieraj ich, ile możesz.
  • Bądź pozytywnie nastawiony – każdy projekt ma problemy, trudne momenty. Lider zawsze musi dążyć do celu, inspirować i być cały czas pozytywnie nastawiony. Nawet jeśli wewnętrzne czujesz, że sprawy nie wyglądają najlepiej, nie powinieneś tego okazywać.