Jak wiadomo komunikacja to kluczowy czynnik decydujący o sukcesie lub porażce projektów. Tempo biznesu jest coraz większe a nasi współpracownicy, partnerzy są często rozproszeni geograficznie. Organizowanie tradycyjnych spotkań jest bardzo kłopotliwe i kosztowne. Często wyjazd na dwu, trzy godzinne spotkanie do innego miasta jest jednodniową wycieczką. Jak temu zaradzić? Jak podnieść efektywność i obniżyć koszty?
Polecam wykorzystać oprogramowanie do wideokonferencji. Wybór jest spory, zarówno jeśli chodzi o darmowe narzędzia jak i rozwiązania komercyjne.
Z rozwiązań bezpłatnych polecam:
- Skype http://www.skype.com
- Adobe ConnectNow http://www.adobe.com/acom/connectnow/ (w obecnej wersji do trzech osób)
Z rozwiązań komercyjnych polecam:
- Microsoft Office Communicator http://office.microsoft.com/en-us/communicator/
- GoTo Meeting http://www.gotomeeting.com
- Cisco WebEx http://www.webex.com
- Netviewer http://www.netviewer.pl
Bardzo ciekawym rozwiązaniem jest Adobe ConnectNow ponieważ nie wymaga instalacji na komputerach uczestników dodatkowego oprogramowania (klienta). Wystarczy posiadać przeglądarkę internetową z zainstalowanym plug-in’em flashowym.
Współczesne komunikatory posiadają wiele przydatnych funkcji w zdalnej pracy grupowej, jak np: prezentowanie uczestnikom uruchomionej aplikacji (np: Office Power Point z prezentacją), przesyłanie plików, głosowania itp.
Jeśli już wybrałeś oprogramowanie to poniżej znajdziesz kilka wskazówek, jak przygotować i przeprowadzić dobre wideospotkanie:
- Na kilka dni przed planowaną datą spotkania wyślij uczestnikom szczegółowe informacje takie jak: data i godzina rozpoczęcia, planowana godzina zakończenia, cel spotkania, szczegółową agendę. Poproś o punktualność. Opcjonalnie możesz wysłać dodatkowe informacje techniczne. Zarekomenduj, aby wszyscy używali wyłącznie słuchawek z mikrofonem zamiast głośników komputerowych (efekt pogłosu bardzo przeszkadza).
- Poproś uczestników, by godzinę przed spotkaniem sprawdzili, czy mogą się zalogować do serwera wideokonferencji oraz czy mikrofon, słuchawki oraz kamera internetowa funkcjonują prawidłowo. Możesz zasugerować przetestowanie połączenia przed spotkaniem (szczególnie osobom, które pierwszy raz będą się łączyć).
- Jako osoba prowadząca zaloguj się do systemu 10 minut wcześniej.
- Rozpocznij punktualnie.
- Moderuj spotkanie śledząc czas i agendę spotkania.
- Na koniec zrób podsumowanie.
- Podziękuj za uczestnictwo.
- Wyślij notatkę ze spotkania do uczestników.
