Większość z realizowanych projektów w dużych i małych organizacjach kończy się niepowodzeniem. Potwierdzają to niezależnie organizacje badawcze, takie jak The Standish Group czy też nasze własne obserwacje.  Typowe błędy to min. przekraczanie zakładanego harmonogramu, realizacja mniejszego zakresu, czy też przekraczanie budżetu.  Bardzo często efekty projektu zawodzą pracowników  i  managerów. Wszystko to przekłada się na dodatkowe koszty, których można było by uniknąć lub znacznie zminimalizować, postępując zgodnie z najlepszymi praktykami zawartymi w metodyce lub metodologii zarządzania projektami.

Wprowadzenie metodologii  standaryzuje sposób realizacji projektów w firmie. Pojawia się wspólne słownictwo, narzędzia, szablony, procedury i instrukcje. Projekty często realizowane są według powtarzalnego wzorca.  Pozwala to na wyciągane wniosków z wcześniej popełnionych błędów – organizacja cały czas uczy się i doskonali. Metodologia wymusza stosowanie technik, które przekładają się na lepszą komunikację. Ilość nieporozumień spada, projekty częściej kończą się sukcesem, dzięki czemu firma oszczędza zasoby i koszty. Po wprowadzeniu metodologii jakość zarządzania wzrasta. Firma jest w stanie lepiej i szybciej reagować na zmieniające się otoczenie biznesowe. Potwierdzają to badania przeprowadzone nie tylko w firmach zachodnich, ale również polskich. Przykładowo w badaniu dojrzałości projektowej firm z północnej Polski przez Gdański Oddział PMI wynika, że połowa i więcej respondentów uważa, że stosowanie narzędzi zarządzania projektami pozytywnie wpływa na realizację projektów.

Niestety wprowadzanie kultury zarządzania projektami w firmach, w oparciu o ustaloną metodologię jest procesem trudnym i długotrwałym. To decyzja o charakterze strategicznym, wiążąca się z dużymi zmianami organizacyjnymi. Wymaga dobrego planu, wytrwałości w dochodzeniu do celu oraz inwestycji.  Początki są bardzo trudne, ale przy wsparciu zarządu i konsekwencji w działaniu to się opłaca!

Jeśli jesteś przekonany do wdrożenia metodologii zarządzania projektami w twojej firmie, ale zastanawiasz się jak to zrobić, to poniżej znajdziesz kilka wskazówek i ogólny schemat działania składający się z siedmiu etapów.

Etap 1. Należy odpowiedzieć na pytanie po co właściwie chcemy wdrażać metodologię zarządzania projektami a następnie opracować cele. Często chcemy zmniejszyć ilości projektów kończących się niepowodzeniem, zestandaryzować sposób ich realizacji, czy też poprawić jakość zarządzania firmą. Pamiętajmy, że wybór metodologii jest również projektem. Konieczne jest wyznaczenie kierownika projektu i stworzenie zespołu projektowego.  Zadbaj zwłaszcza o mocne poparcie zarządu czy też kierownictwa firmy – bez tego nie przechodź do kolejnego etapu. Warto także zastanowić się nad zatrudnieniem zewnętrznego konsultanta, który realizował tego typu projekty w innych firmach.

Etap 2. Opracowanie wymagań i oczekiwań wobec metodologii.

Etap 3. Identyfikacja istniejących w firmie procedur, standardów, szablonów i narzędzi używanych do zarządzania projektami. Być może okaże się, że istnieje w firmie (może tylko w jednym dziale) metoda zarządzania projektami, którą lepiej rozwijać niż zastępować nową.

Etap 4. Zapoznanie się z istniejącymi metodykami/metodologiami zarządzania projektami (np.: PMBoK, Prince 2, IPMA, …).

Etap 5. Podjęcie decyzji czy tworzymy, rozwijamy własną metodologię czy adoptujemy istniejący standard dostępny na rynku.

Etap 6. Wdrożenie.
- stworzenie szczegółowego planu wdrożenia,
- dopasowanie wybranej metodologii lub opracowanie własnej,
- opublikowanie metodologii, prezentacja dla pracowników,
- stworzenie planu szkoleń i opracowanie materiałów szkoleniowych,
- organizacja szkoleń,
- pilotażowe przeprowadzenie wybranego projektu nową metodologią,
- stopniowe wprowadzanie nowej metodologii w organizacji.

Krok 7. Stworzenie środowiska sprzyjającego ciągłemu doskonaleniu wykorzystywanej metodologii, zapewnienie jej rozwoju i lepszego dopasowania do organizacji (firma się zmienia, biznes się zmienia). Najlepszym sposobem jest stworzenie tzn. biura projektów (PMO Project Management Office),  które będzie odpowiedzialne zarówno za aktualizację przyjętej metodologii jak i wsparcie oraz szkolenia z rozwoju umiejętności zarządzania projektami w organizacji.

Jeśli przekonałeś się, że warto wdrożyć metodologię zarządzania projektami i podjęta została decyzja o jej wdrożeniu w twojej firmie, warto jeszcze zapoznać się z czynnikami, które mogą przeszkodzić w realizacji tego przedsięwzięcia.

Do typowych czynników zaliczyć możemy:

• brak wystarczającego zrozumienia celów, korzyści, wpływu na firmę przez jej zarząd,
• brak silnego poparcia zarządu,
• próba wdrożenia dostępnej na rynku metodologii bez jej dostosowania („na siłę”),
• brak odpowiedniej komunikacji w organizacji. Pracownicy “nie kupują” metodologii (zbyt skomplikowana, utrudnia pracę, nie rozumieją celów, nikt ich nie przeszkolił, są niechętni zmianom),
• zbyt duży zakres obszarów, procesów podlegających nowej metodologii,
• firma równocześnie prowadzi wiele procesów restrukturyzacyjnych (każda firma ma ograniczoną zdolność prowadzenia równoczesnych projektów),
• brak “właściciela” metodologii. Potrzebny jest lider, zespół, dział (np: biuro projektów), który będzie odpowiedzialny za rozwój metodologii i jej stosowanie,
• utrata wiary w osiągnięcie sukcesu po pierwszych niepowodzeniach,
• nierealistyczne terminy wprowadzenia metodologii,
• zbyt mała ilość szkoleń dla pracowników.

Wprowadzanie kultury zarządzania projektami  w firmie to proces żmudny i długotrwały. Tylko dla wytrwałych. Ale wraz z rozwojem dojrzałości firmy w tym zakresie, stopniowo pojawiają się wymierne efekty. Wysiłek włożony w realizację tego projektu z pewnością się opłaci.