Od pewnego czasu eksperymentowałem z różnymi systemami, które miały pomóc mi w zarządzaniu  dużą ilością różnych zadań zawodowych i prywatnych.  Na samym początku zdecydowałem, że będzie to rozwiązanie elektroniczne.  Przyjąłem dwa kluczowe kryteria, które miały mi pomóc w dokonaniu wyboru:

-  chcę mieć listę moich zadań zawsze przy sobie niezależnie od czasu i miejsca (w domu,  w pracy, w pociągu,  na spotkaniu,  w kolejce do kasy w sklepie, czekając na autobus czy wizytę u lekarza) co oznacz dostęp do zadań zarówno z poziomu komputera, strony internetowej jak i z mojego telefonu,

- rozwiązanie ma być wygodne w użytkowaniu,  proste i ma działać szybko.

Jak się okazało wybór odpowiedniego rozwiązania dopasowanego do moich potrzeb i spełniającego wszystkie kryteria nie był łatwy i przyniósł wiele rozczarowań.  W wyniku testowania różnych rozwiązań dodałem jeszcze dwa kryteria:

• możliwość tworzenia list i przypisywanie do nich zadań,
• synchronizacja danych pomiędzy „końcówkami” musi być bezobsługowa.

Tworzenie list to bardzo przydatna funkcjonalność umożliwiająca grupowanie zadań w kategorie np.: prywatne, zawodowe, projekty, pomysły, kiedyś może, oczekujące itp.  Szczególnie osoby praktykujące metodę organizacji zadań GTD (Getting Things Done) będą wymagały takiej funkcjonalności.

W wyniku testów znalazłem kilka rozwiązań realizujących założenia. W końcu mogłem dodawać zadania  np.: na komputerze aby później uzyskać dostęp do aktualnej listy zadań również w moim smartfonie.  W ciągu dnia w każdej chwili, w dowolnym miejscu mając tylko telefon jestem w stanie szybko sprawdzić co pozostało mi do zrobienia czy też dodać nowe zadanie.  Po wykonaniu zadania zaznaczam to w telefonie a ta zmiana jest już po chwili jest widoczna z poziomu komputera.

Finalnie, jako centrum całego systemu, wybrałem mechanizm do zarządzania zadaniami Google Tasks, dostępny w Google Gmail.  Jednym z ważnych powodów było to, że z tym rozwiązaniem potrafi się integrować wiele aplikacji dostępnych na wielu systemach operacyjnych (Windows, Linux, Mac), pluginów do przeglądarek czy też aplikacji na urządzenia mobilne. Korzystanie z Google Tasks możliwe jest także poprzez mobilna stronę gmail.com/tasks.  Ilość dostępnych rozwiązań współpracujących z Google Tasks stale rośnie i każdy znajdzie wśród nich coś dopasowanego do własnych oczekiwań.

Obecnie stosuję następujący zestaw. Na moim telefonie iPhone używam aplikacji Google Tasks a na komputerze używam rozszerzenia do przeglądarki Chrome Google Tasks napisanej przez OpenBit. Ta konfiguracja będzie się jeszcze pewnie zmieniać w przyszłości ponieważ ciągle pojawiają się nowe, ciekawe aplikacje i pluginy do Google Tasks.