Z uwagi na rosnącą popularność blogów, mikroblogów, sieci społecznościowych, Wiki i wielu innych narzędzi typu Web 2.0. zadałem sobie pytanie, czy popularność tych narzędzi może być przydatna przy zarządzaniu projektem. Szczególnie w projekcie, gdzie członkowie zespołu pracują w różnych lokalizacjach.
Zacznijmy od podstaw. Co rozumiemy przez określenie Web 2.0? Definicji jest zawsze wiele, ale ja bazując na definicji z Wikipedii proponuję taką:
“Web 2.0″ odnosi się do drugiej generacji internetowego rozwoju i projektowania, który ułatwia komunikację, bezpieczną wymianę informacji, współdziałanie i współpracę w sieci World Wide Web. Koncepcja Web 2.0 doprowadziła do rozwoju i ewolucji internetowych społeczności, usług hostingowych i aplikacji, takich jak sieci społecznościowe (np.: facebook, linkedin, goldenline), współdzielenie multimediów (np.: Youtube, Vimeo), wiki, blogi (np.: WordPress, Blogger), mikroblogi (np.: Twtter, Blip), komunikatory (np.: Skype, GG) itp.
Coraz częściej pracujemy w międzynarodowym środowisku i na co dzień współpraca przez Internet jest normą. Zauważyć można, że ludzie wnoszą do swojej pracy nawyki komunikacyjne z życia prywatnego. Rozwiązania z których korzystają np.: komunikatory internetowe, serwisy społecznościowe, coraz częściej pojawiają się na komputerach w pracy. Umiejętne wykorzystanie tych zjawisk jest na pewno szansą, nad którą warto się zastanowić.
Jak korzyści wnoszą te narzędzia do firm, wirtualnych zespołów?
Dla firm może to być przede wszystkim redukcja kosztów budowy systemów wspierających komunikację, zarządzanie projektami. Większość z tych rozwiązań jest bezpłatna lub za niewielką opłatę. Uzupełniając to o komunikatory internetowe, video rozmowy, ograniczamy koszty rozmów telekomunikacyjnych i podróży służbowych. Dodając jeszcze inne narzędzia do prowadzenia dyskusji, wymiany dokumentów, otrzymamy wartościowy, bezpłatny pakiet narzędzi dla naszej firmy.
Interesujące wydają się szczególnie mikroblogi. Kluczową ich cechą jest to, że komunikaty charakteryzują się krótkim seriami informacji. Są krótsze przez co zawierają więcej konkretów “samo mięso”. Również odbiorca informacji jest bardziej zadowolony, ponieważ otrzymuje krótkie informacje na bieżąco i też na bieżąco odpowiada. Czyż nie łatwiej jest napisać krótki komunikat i odpowiedzieć na niego w dwóch zdaniach? W typowym modelu pracy są duże straty czasu na samą komunikację. Chociażby straty czasu wynikające z opóźnień w tworzeniu dłuższych wiadomości (np: mail z załącznikiem), potrzebny czas na zapoznanie się z treścią przez odbiorców, opóźnienia wynikające z braku odpowiedzi, ponaglanie, przypominania itp. Mikroblogi ten problem minimalizują i w efekcie przyśpieszają realizację projektu, poprawiają przepływ informacji . Szczególnie ciekawym produktem, który warto sprawdzić jest Yammer.
Trendy dostrzegli również niektórzy producenci oprogramowania do zarządzania projektami umożliwiając integrację ich systemów np.: z serwisem do mikroblogowania Twitter. Przykładem tutaj jest chociażby Liquidplanner. Warto zaznaczyć, szczególnie dla osób dla których ważny jest aspekt bezpieczeństwa, że niektóre z tych narzędzi możemy zainstalować na firmowych serwerach.
A jakie korzyści może uzyskać kierownik projektu?
Kierownicy Projektów z pewnością mogą wykorzystać np.: serwisy społecznościowe do budowy wizerunku i sieci relacji. Uzupełniając to np.: o własnego bloga z ciekawymi i wartościowymi informacjami, zwiększają swoją wartość zawodową oraz udoskonalają umiejętności komunikacji w erze Web 2.0. Project Managerowie pracujący jako freelancerzy z pewnością zwiększą szansę na pozyskanie nowych kontaktów biznesowych.
Natomiast prowadząc projekt, kierownik projektu może wykorzystać takie narzędzia jak np.:
- blog lub wiki do publikacji aktualności, wysyłania komunikatów, umożliwiania komentowania, tworzenia dyskusji, publikowania dokumentów projektowych;
- serwisy do mikroblogowania lub komunikatory internetowe do informowania o tym nad czym pracują, co zrobili, jakie mają problemy;
- videokomunikatory do organizacji spotkań on-line.
Mam nadzieję, że informacje, które przedstawiłem zainspirowały Cię i pomogą wykorzystać potencjał Web 2.0 w Twojej pracy. Nie poruszyłem tutaj kwestii bezpieczeństwa wymiany informacji, spraw związanych z poufnością, ale do tego tematu powrócę w przyszłości.
Tak więc zachęcam do eksperymentowania i podzielenia się doświadczeniami, pomysłami na ten temat.
Przydatne linki:
http://www.linkedin.com
http://www.facebook.com
http://www.goldenline.pl
http://www.gadu-gadu.pl
http://www.skype.com
http://www.mediawiki.org/wiki/MediaWiki
http://twitter.com
http://www.blogger.com
http://www.wordpress.com
http://www.blip.pl
http://www.liquidplanner.com
http://www.yammer.com
