Wiele projektów-  szczególnie na początku – wydaje się być zbyt złożonymi. Zastanawiamy się, jak zacząć. The Work Breakdown Structure (WBS) jest specjalną techniką szkicowania tego, co jest zakresem przedsięwzięcia za pomocą hierarchicznej struktury drzewa. WBS jest szczególnie przydatny do planowania projektu i odpowiada na pytanie CO? projekt dostarcza (produkty lub usługi wspierające) a nie JAK? KIEDY? DLACZEGO? KTO? WBS składa się z dwóch elementów, tj. ze schematu oraz ze słownika. Schemat przypomina graficzną prezentację struktury organizacyjnej firmy a słownik tabelę, w której dodatkowo opisuje się poszczególne elementy prezentowane w schemacie.

Dlaczego warto na początku realizacji projektu stworzyć WBS?

• pomaga wszystkim zrozumieć zakres projektu,
• jest podstawą do określenia wszystkich przyszłych działań w projekcie,
• jest przydatny do estymowania czasu realizacji projektu,
• jest przydatny do przypisania odpowiedzialności za poszczególne zdekomponowane elementy,
• jest przydatny do mierzenia postępu podczas realizacji projektu,
• możemy go wykorzystać jako odniesienie (szablon) do przyszłych projektów.

Jak stworzyć WBS?

Krok 1: Aby rozpocząć tworzenie WBS potrzebujemy kartę projektu lub co najmniej informacje o projekcie i jego celach, zakresie itp. Przed przystąpieniem do tworzenia WBS musimy być w stanie odpowiedzieć na następujące pytania:

• kto jest odbiorcą projektu, będzie korzystał z jego efektów?
• kto może być zainteresowany projektem, kto jest jego udziałowcem (stakeholders)?
• jakie są cele projektu, zakres projektu a czego projekt nie obejmuje?
• jakie są ograniczenia, założenia?

Niektórzy zalecają by przed przystąpieniem do tworzenia WBS przeprowadzić z zespołem projektowym burzę mózgów i za pomocą żółtych karteczek na białej tablicy stworzyć szkielet WBS, który później zostanie stworzony za pomocą dedykowanego oprogramowania.

Jeśli zebraliśmy już podstawowe informacje o projekcie możemy przystąpić do tworzenia WBS. Możemy go stworzyć za pomocą kilku programów:

• MS Word (funkcje generowania schematów graficznych)
• MS Excel
• MS Visio
• Oprogramowanie do map myśli np:  MindManager

Zaczynamy od nazwy projektu (poziom 1) a następnie definiujemy podstawowe części składowe tj: produkty i usługi/aktywności (poziom 2). Następnie każdy element rozkładamy (dekompozycja) na mniejsze części (poziom 3, 4 …). Kończymy wtedy, gdy elementy z ostatniego poziomu będziemy mogli przypisać w późniejszym okresie konkretnym osobą jako pakiet roboczy. A czas potrzebny na wykonanie danego elementu nie powinien być mniejszy niż jeden dzień roboczy.

Przykład:

• Poziom I: “Samochód”
• Poziom II: 1. Karoseria; 2. Koła; 3. Szyby; 4. Wnętrze; 5. Silnik
• Poziom III: dla Silnika: 5.1 Tłok; 5.2 Wał; 5.3 Cylinder; 5.4 Zawory 5.5. Wałek rozrządu …

Krok 2: Stworzony WBS przekazujemy do oceny zespołu projektowego, osób zainteresowanych projektem, sponsora projektu itp. Na podstawie zebranych uwag aktualizujemy stworzony WBS. Możemy przeprowadzić kilka iteracji tego procesu.

Krok 3: Zatwierdzenie WBS.

Krok 4: Stworzenie słownika do WBS.  Rekomendowane jest, by schemat i słownik znajdowały się w jednym dokumencie.

Krok 5: Umieszczenie WBS w repozytorium projektu.

Należy pamiętać, że każdorazowo, przy zmianie zakresu projektu podczas jego realizacji, należy również zaktualizować WBS.